Chuyển tới nội dung chính

Quy Trình Khấu Hao & Bảo Trì Tài Sản Cố Định (Assets)

Tài Sản Cố Định trong 1 Phút

Phân hệ Tài sản cố định (Assets) giúp doanh nghiệp quản lý vòng đời của các tài sản có giá trị lớn (máy móc, thiết bị, ô tô, nhà xưởng...): từ khi mua mới ghi nhận nguyên giá (Purchase Invoice), phân loại nhóm tài sản để thiết lập chính sách trích khấu hao (Asset Category), lập lịch trình trích khấu hao tự động hàng tháng (Asset Depreciation Schedule), điều chuyển bàn giao tài sản (Asset Movement), cho đến khi thanh lý, nhượng bán tài sản.

1. Sơ Đồ Luồng Nghiệp Vụ Quản Lý Tài Sản Cố Định​

Quy trình quản trị TSCĐ từ khi mua sắm đến khi ghi nhận chi phí khấu hao định kỳ:

2. Chi Tiết Các Thực Thể & Chứng Từ Tài Sản​

A. Asset Category (Nhóm tài sản cố định)​

  • Ý nghĩa: Phân loại tài sản để áp dụng các thiết lập kế toán đồng bộ.
  • Thông số cấu hình quan trọng:
    • Depreciation Method: Phương pháp khấu hao (chọn Straight Line - Khấu hao đường thẳng, hoặc Declining Balance - Số dư giảm dần).
    • Total Number of Depreciations: Số tháng trích khấu hao (ví dụ: ô tô tải khấu hao 60 tháng - 5 năm).
    • Tài khoản kế toán liên kết:
      • Asset Account: Tài khoản nguyên giá tài sản (ví dụ: 211 - TSCĐ hữu hình).
      • Accumulated Depreciation Account: Tài khoản hao mòn lũy kế (ví dụ: 2141).
      • Depreciation Expense Account: Tài khoản chi phí khấu hao (ví dụ: 642 hoặc 627).

B. Asset (Thẻ tài sản cố định)​

  • Ý nghĩa: Quản lý thông tin chi tiết của từng tài sản cụ thể. Có thể được tạo tự động khi tích chọn "Is Asset" trên dòng mặt hàng của hóa đơn mua hàng Purchase Invoice.
  • Trường dữ liệu quan trọng:
    • Gross Purchase Amount: Nguyên giá mua tài sản.
    • Available-for-use Date: Ngày bắt đầu đưa vào sử dụng để tính khấu hao.

C. Asset Depreciation Schedule (Lịch trình khấu hao)​

  • Ý nghĩa: Bảng tự động tính toán chi tiết số tiền khấu hao trích lập cho mỗi tháng. Hàng tháng, hệ thống tự động quét lịch trình này để sinh ra bút toán ghi sổ cái GL Entry trích khấu hao mà không cần kế toán thao tác thủ công.

3. Tình Huống Mua Sắm Ô Tô Tải Vận Chuyển (Case Study)​

Bối cảnh: Vicore mua 1 chiếc ô tô tải phục vụ vận chuyển hàng hóa cho showroom.

  • Tài sản: Xe tải Isuzu 2.5 Tấn (Mã: AST-TRUCK-001).
  • Nguyên giá (chưa VAT): 600.000.000 VND.
  • Thời gian trích khấu hao: 5 năm (60 tháng).
  • Khấu hao hàng tháng: 10.000.000 VND / tháng.
  • Bộ phận sử dụng: Bộ phận Kho vận (phân bổ chi phí bán hàng).

4. Tác Động Sổ Sách & Hạch Toán Kế Toán Việt Nam (VAS)​

Hệ thống ERPNext tự động hạch toán các bút toán kế toán tài sản cố định sau:

A. Ghi nhận mua tài sản cố định hữu hình​

Lập và submit hóa đơn mua hàng Purchase Invoice:

  • Định khoản:
    • Nợ TK 211 (Nguyên giá tài sản cố định hữu hình): 600.000.000 VND
    • Nợ TK 1332 (Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ): 60.000.000 VND
    • Có TK 331 (Phải trả người bán - Đại lý ô tô): 660.000.000 VND

B. Trích khấu hao định kỳ hàng tháng​

Tự động ghi sổ hàng tháng dựa trên Asset Depreciation Schedule:

  • Định khoản:
    • Nợ TK 6414 (Chi phí khấu hao tài sản cố định - bộ phận bán hàng/vận chuyển)
    • Có TK 2141 (Hao mòn tài sản cố định hữu hình)
  • Số tiền: 10.000.000 VND / tháng.

5. Checklist Kiểm Kê Tài Sản Cố Định Định Kỳ (Asset Audit Checklist)​

Trước khi thực hiện kiểm kê TSCĐ cuối năm:

  • Xác nhận trạng thái hoạt động: Kiểm tra xem tài sản có đang vận hành bình thường hay bị hỏng hóc đắp chiếu để điều chỉnh lại lịch khấu hao hoặc làm thủ tục thanh lý.
  • Khớp vị trí thực tế: Đối chiếu vị trí vật lý và người đang trực tiếp sử dụng tài sản có khớp với thông tin lưu trên thẻ tài sản (Asset) và phiếu điều chuyển (Asset Movement).
  • Kiểm tra lịch trình khấu hao: Đảm bảo tất cả các bút toán khấu hao hàng tháng đã được hệ thống chạy ghi sổ đầy đủ, không bị sót kỳ nào.