Chuyển tới nội dung chính

Hoạch Định Nhu Cầu Nguyên Vật Liệu (MRP)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Khi một Đơn hàng bán 1.000 chiếc Xe máy điện được ký kết, câu hỏi ác mộng đối với Phòng Kế hoạch là: "Chúng ta cần mua thêm bao nhiêu lốp xe, bao nhiêu bình ắc quy, và khi nào hàng phải cập bến để kịp ngày sản xuất?".

Tính toán thủ công bằng Excel sẽ dẫn đến hai thảm họa kinh điển: Thiếu vật tư (Gây chết đuối dây chuyền) hoặc Mua dư thừa (Gây chôn vốn, rác kho). Bài học này hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ MRP (Material Requirements Planning) trong ERP để tự động hóa toàn bộ việc tính toán này với độ chính xác 100%.

1. Bài Toán MRP Giải Quyết Bằng Công Thức Nào?​

Để tính ra số lượng nguyên vật liệu cần đi mua, bạn không thể chỉ lấy Số lượng đơn hàng nhân với Định mức (BOM). Bạn phải xét đến tình trạng thực tế của kho và các đơn mua hàng đang treo trên đường về.

ERPNext sử dụng công thức MRP chuẩn mực toàn cầu như sau:

Nhu Cầu Cần Mua = Nhu cầu gộp (Gross) - Có sẵn (Available) - Đang đi đường (On Order) + Tồn kho an toàn (Safety Stock)

Tình huống tính toán: Để sản xuất 1.000 Xe máy điện, định mức BOM cần 2.000 cái lốp xe (Nhu cầu gộp). Kế hoạch trưởng bấm nút chạy MRP, hệ thống sẽ quét dữ liệu thời gian thực:

  • Trong kho hiện đang có sẵn 500 cái lốp (Available = 500).
  • Tuần trước phòng mua hàng đã tạo một PO mua 300 cái lốp, tuần sau mới giao (On Order = 300).
  • Chính sách công ty: Kho phải luôn có 100 lốp dự phòng đứt gãy cung ứng (Safety Stock = 100).

Thuật toán ERP tính: Cần mua thêm = 2000 - 500 - 300 + 100 = 1.300 cái lốp. Hệ thống sẽ tự động yêu cầu phòng Mua hàng đi mua đúng 1.300 cái lốp, không hơn không kém.

2. Quy Trình Chạy MRP Bằng Kế Hoạch Sản Xuất (Production Plan)​

Quá trình chạy MRP trong ERPNext diễn ra chỉ bằng vài cú click chuột thông qua tính năng Production Plan.

Bước 1: Kéo Nhu Cầu Vào Kế Hoạch​

Phòng kế hoạch tạo mới một tờ Production Plan.

  • Chọn chức năng Get Sales Orders (Lấy từ Đơn bán hàng).
  • Hệ thống sẽ tự động bốc toàn bộ các Đơn bán hàng sắp đến hạn giao mà chưa sản xuất đổ vào danh sách.
  • Bạn cũng có thể chọn Get Material Requests (Lấy từ dự báo tồn kho) nếu xưởng sản xuất lưu kho bán sẵn (Make-to-Stock) chứ không sản xuất theo đơn (Make-to-Order).

Bước 2: Bung Định Mức (BOM) Và Sinh Lệnh Sản Xuất​

  • Bấm nút Get Items for Work Order. Hệ thống sẽ đọc BOM của tất cả thành phẩm trong danh sách và tính ra tổng số lượng cần chế tạo.
  • Bấm Make Work Orders. ERP tự động đẻ ra hàng chục Lệnh sản xuất (Work Order) và đẩy thẳng xuống màn hình của Quản đốc xưởng.

Bước 3: Hoạch Định Vật Tư (Chạy MRP)​

  • Bấm nút Get Raw Materials for Production. Lúc này, công thức MRP kỳ diệu ở phần 1 sẽ được kích hoạt.
  • Hệ thống mất khoảng 5-10 giây để rà soát hàng ngàn mã vật tư trong kho, kiểm tra các đơn hàng đang trên đường đi... và in ra một bảng danh sách chính xác đến từng con ốc vít: Cần mua thêm bao nhiêu? Mua mã nào? Giao cho kho nào?

Bước 4: Tự Động Hóa Phòng Mua Hàng​

  • Nhìn vào bảng danh sách vật tư thiếu hụt, Kế hoạch trưởng chỉ cần bấm một nút duy nhất: Make Material Requests.
  • Ngay lập tức, hàng loạt Yêu cầu vật tư (Material Request) được sinh ra và chuyển thẳng vào hộp thư của Phòng Mua hàng. Kế hoạch trưởng không cần gọi điện, không cần gửi file Excel, không cần họp hành đôn đốc.

3. Kiểm Soát Đứt Gãy Bằng Auto-Reorder (Đặt hàng lại tự động)​

Có những nguyên vật liệu rẻ tiền (như băng dính, thùng carton, ốc vít) không đáng để chạy MRP theo từng đơn hàng. Nếu hết ốc vít làm dây chuyền ngừng hoạt động, đó là một tội lỗi rất lớn của quản trị kho.

ERPNext giải quyết vấn đề này bằng tính năng Auto-Reorder (Điểm đặt hàng tự động).

A. Thiết lập Điểm Đặt Hàng Lại (Reorder Point)​

Trong thẻ Mặt hàng (Item Master), Kế toán kho sẽ cấu hình:

  • Reorder Level (Điểm đặt hàng): 5.000 con ốc vít. (Kho rớt xuống mốc này là phải báo động).
  • Reorder Qty (Số lượng đặt): 10.000 con ốc vít. (Mỗi lần gọi điện cho nhà cung cấp thì mua hẳn 1 vạn con).

B. Robot Gác Kho Hoạt Động​

Hệ thống ERP sẽ có một tiến trình chạy ngầm (Cron job) hoạt động 24/7. Vào 12h đêm mỗi ngày, Robot sẽ quét toàn bộ kho. Nếu nó phát hiện kho Ốc vít chỉ còn 4.900 con (nhỏ hơn 5.000), Robot sẽ Tự động sinh ra một tờ Material Request mua 10.000 con ốc vít và gửi email thông báo đỏ cho Trưởng phòng Mua hàng lúc sáng sớm.

Nhờ có hệ thống MRP và Auto-Reorder, rủi ro đình trệ sản xuất do thiếu vật tư gần như được đưa về bằng 0, đồng thời giải phóng hàng chục giờ tính toán vô bổ của phòng kế hoạch mỗi tuần.