Hoạch Định Nhu Cầu Nguyên Vật Liệu (MRP)
Khi một Đơn hàng bán 5.000 thùng Nước ép Vicore Lemon (TP-LEMON) được ký kết với WinMart, câu hỏi đau đầu đối với Phòng Kế hoạch là: "Chúng ta cần mua thêm bao nhiêu kg đường, bao nhiêu chai nhựa, và khi nào hàng phải cập cảng/kho để kịp tiến độ sản xuất?".
Tính toán thủ công bằng Excel sẽ dẫn đến hai thảm họa kinh điển: Thiếu vật tư (Gây dừng dây chuyền chiết rót) hoặc Mua dư thừa (Gây chôn vốn, hết hạn nguyên liệu). Bài học này hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ MRP (Material Requirements Planning) trong ERPNext để tự động hóa toàn bộ việc tính toán nhu cầu vật tư với độ chính xác 100%.
1. Bài Toán MRP Giải Quyết Bằng Công Thức Nào?
Để tính ra số lượng nguyên vật liệu cần đi mua, bạn không thể chỉ lấy Số lượng đơn hàng nhân với Định mức (BOM). Bạn phải xét đến tình trạng thực tế của kho và các đơn mua hàng đang treo trên đường về.
ERPNext sử dụng công thức MRP chuẩn mực toàn cầu như sau:
Nhu Cầu Cần Mua = Nhu cầu gộp (Gross) - Có sẵn (Available) - Đang đi đường (On Order) + Tồn kho an toàn (Safety Stock)
Tình huống tính toán:
Để sản xuất 5.000 thùng Nước ép Vicore Lemon, định mức BOM sản xuất yêu cầu tổng cộng 50.000 kg Đường tinh luyện (NVL-DUONG) (Nhu cầu gộp).
Kế hoạch trưởng chạy MRP trên hệ thống, ERPNext sẽ tự động rà soát dữ liệu thời gian thực:
- Trong kho hiện đang có sẵn 10.000 kg đường tinh luyện (Available = 10.000).
- Tuần trước phòng mua hàng đã tạo một PO mua 15.000 kg đường tinh luyện từ NCC Đường Biên Hòa, đang trên đường giao (On Order = 15.000).
- Chính sách công ty: Kho phải luôn có 5.000 kg đường dự phòng an toàn (Safety Stock = 5.000).
Thuật toán ERP tính toán:
Nhu cầu thực tế cần mua = 50.000 - 10.000 - 15.000 + 5.000 = 30.000 kg Đường tinh luyện.
Hệ thống sẽ tự động tạo đề xuất Yêu cầu vật tư (Material Request) mua đúng 30.000 kg đường, đảm bảo không mua thừa chôn vốn.
2. Quy Trình Chạy MRP Bằng Kế Hoạch Sản Xuất (Production Plan)
Quá trình chạy MRP trong ERPNext diễn ra chỉ bằng vài cú click chuột thông qua tính năng Production Plan.
Bước 1: Kéo Nhu Cầu Vào Kế Hoạch
Phòng kế hoạch tạo mới một tờ Production Plan.
- Chọn chức năng Get Sales Orders (Lấy từ Đơn bán hàng).
- Hệ thống sẽ tự động bốc toàn bộ các Đơn bán hàng sắp đến hạn giao mà chưa sản xuất đổ vào danh sách.
- Bạn cũng có thể chọn Get Material Requests (Lấy từ dự báo tồn kho) nếu xưởng sản xuất lưu kho bán sẵn (Make-to-Stock) chứ không sản xuất theo đơn (Make-to-Order).
Bước 2: Bung Định Mức (BOM) Và Sinh Lệnh Sản Xuất
- Bấm nút Get Items for Work Order. Hệ thống sẽ đọc BOM của tất cả thành phẩm trong danh sách và tính ra tổng số lượng cần chế tạo.
- Bấm Make Work Orders. ERP tự động đẻ ra hàng chục Lệnh sản xuất (Work Order) và đẩy thẳng xuống màn hình của Quản đốc xưởng.
Bước 3: Hoạch Định Vật Tư (Chạy MRP)
- Bấm nút Get Raw Materials for Production. Lúc này, công thức MRP kỳ diệu ở phần 1 sẽ được kích hoạt.
- Hệ thống mất khoảng 5-10 giây để rà soát hàng ngàn mã vật tư trong kho, kiểm tra các đơn hàng đang trên đường đi... và in ra một bảng danh sách chính xác đến từng con ốc vít: Cần mua thêm bao nhiêu? Mua mã nào? Giao cho kho nào?
Bước 4: Tự Động Hóa Phòng Mua Hàng
- Nhìn vào bảng danh sách vật tư thiếu hụt, Kế hoạch trưởng chỉ cần bấm một nút duy nhất: Make Material Requests.
- Ngay lập tức, hàng loạt Yêu cầu vật tư (Material Request) được sinh ra và chuyển thẳng vào hộp thư của Phòng Mua hàng. Kế hoạch trưởng không cần gọi điện, không cần gửi file Excel, không cần họp hành đôn đốc.
3. Kiểm Soát Đứt Gãy Bằng Auto-Reorder (Đặt hàng lại tự động)
Có những vật tư tiêu hao phụ, rẻ tiền (như chai nhựa rỗng NVL-CHAINHUA, nhãn mác sản phẩm, băng dính đóng thùng) không đáng để chạy MRP tính toán theo từng đơn hàng. Tuy nhiên, nếu hết chai nhựa rỗng, cả dây chuyền trích ly nước cốt và đóng chai buộc phải dừng hoạt động, gây lãng phí chi phí nhân công và máy móc vô cùng lớn.
ERPNext giải quyết vấn đề này bằng tính năng Auto-Reorder (Đặt hàng lại tự động).
A. Thiết lập Điểm Đặt Hàng Lại (Reorder Point)
Trong thẻ Mặt hàng (Item Master) của chai nhựa rỗng NVL-CHAINHUA, thủ kho sẽ thiết lập:
- Reorder Level (Điểm đặt hàng): 20.000 chai nhựa. (Kho rớt xuống mốc này là phải lập tức mua thêm).
- Reorder Qty (Số lượng đặt): 50.000 chai nhựa. (Số lượng mua tối ưu kinh tế cho mỗi đơn hàng giao hàng xe tải).
B. Robot Gác Kho Hoạt Động
Hệ thống ERPNext chạy một tiến trình ngầm (Cron job) hoạt động liên tục. Vào cuối ngày, Robot quét tồn kho thực tế. Nếu nó phát hiện kho Chai nhựa rỗng chỉ còn 19.500 chai (dưới mốc 20.000), Robot sẽ Tự động sinh ra một tờ Yêu cầu vật tư (Material Request) mua 50.000 chai nhựa và gửi thông báo cho nhân viên mua hàng phê duyệt ngay đầu giờ sáng hôm sau.
Nhờ có hệ thống MRP và Auto-Reorder, rủi ro đình trệ sản xuất do thiếu vật tư gần như được đưa về bằng 0, đồng thời giải phóng hàng chục giờ tính toán vô bổ của phòng kế hoạch mỗi tuần.