Quy Trình Gia Công Ngoài (Subcontracting)
Gia Công Ngoài trong 1 Phút
Gia công ngoài (Subcontracting) là quy trình doanh nghiệp gửi nguyên vật liệu thuộc sở hữu của mình sang kho của đối tác (nhà thầu phụ) để thực hiện gia công, sơn phủ, xi mạ hoặc lắp ráp, sau đó nhận lại bán thành phẩm/thành phẩm và thực hiện thanh toán chi phí dịch vụ gia công cho đối tác.
1. Sơ Đồ Luồng Nghiệp Vụ Gia Công Ngoài
Quy trình chứng từ kiểm soát nguyên vật liệu và chi phí dịch vụ gia công:
2. Chi Tiết Các Chứng Từ & Cấu Hình Kho Bãi
A. Cấu hình Kho nhà thầu phụ (Supplier Warehouse)
- Ý nghĩa: Để theo dõi số lượng nguyên vật liệu của ta đang nằm tại kho của thầu phụ, ta cần khai báo một kho bãi riêng trên cây hệ thống kho và gán loại kho là
Is Supplier Warehouse. Hàng hóa tại đây vẫn thuộc quyền sở hữu của ta và được tính vào giá trị tồn kho của công ty.
B. Subcontracting Order (Đơn gia công)
- Ý nghĩa: Cam kết thuê gia công gửi cho đối tác.
- Trường dữ liệu quan trọng:
Supplier: Nhà thầu phụ (ví dụ: Công ty Bao bì Hùng Phát -SUP-HUNGPHAT).Supplier Warehouse: Kho vật tư của ta đặt tại thầu phụ.Service Rate(Phí gia công): Đơn giá dịch vụ gia công trên mỗi đơn vị sản phẩm.
C. Stock Entry - Send to Subcontractor (Xuất NVL đi gia công)
- Ý nghĩa: Phiếu điều chuyển kho vật tư từ kho của ta sang kho của thầu phụ để họ chuẩn bị gia công.
- Tác động: Chỉ di chuyển vị trí tồn kho vật lý của nguyên vật liệu, chưa ghi nhận giá thành tăng hay chi phí.
D. Subcontracting Receipt (Nhận hàng gia công)
- Ý nghĩa: Phiếu nhập kho thành phẩm sau gia công về kho của ta. Khi submit chứng từ này, hệ thống sẽ tự động:
- Tăng tồn kho thành phẩm tại kho của ta.
- Tự động xuất tiêu hao nguyên vật liệu dở dang tương ứng tại kho của thầu phụ.
- Cộng dồn phí gia công vào nguyên giá tồn kho của thành phẩm nhận về.
3. Tình Huống Thực Tế Gia Công Đóng Chai & Dán Nhãn (Case Study)
Bối cảnh: Vicore F&B thuê Công ty Bao bì Hùng Phát (SUP-HUNGPHAT) gia công đóng chai và dán nhãn mác đặc biệt cho lô nước ép.
- Nguyên vật liệu gửi đi:
Nước chanh bán thành phẩm(Mã:BTP-LEMON-JUICE, số lượng: 100 lít, trị giá 2.000.000 VND).Chai nhựa rỗng(Mã:NVL-CHAINHUA, số lượng: 1.000 chai, trị giá 500.000 VND).
- Phí gia công đóng chai & dán nhãn: 300.000 VND / 1.000 chai (chưa bao gồm VAT 10%).
- Thành phẩm nhận về:
Nước ép Vicore Lemon đóng chai(Mã:TP-LEMON, số lượng: 1.000 chai). - Nguyên giá thành phẩm nhận về: 2.000.000 VND (Nước chanh) + 500.000 VND (Chai nhựa) + 300.000 VND (Phí gia công) = 2.800.000 VND.
4. Tác Động Sổ Sách & Hạch Toán Kế Toán Việt Nam (VAS)
ERPNext tự động hạch toán các bút toán kế toán chuẩn VAS 200 như sau:
| Bước nghiệp vụ (Chứng từ) | Sổ kho (Stock Ledger) | Bút toán Sổ cái (GL Entry) | Định khoản chuẩn VAS Việt Nam | Số tiền |
|---|---|---|---|---|
1. Xuất NVL đi gia công (Stock Entry - Send to Subcontractor) | Giảm ở Kho nguyên liệu, tăng ở Kho thầu phụ Hùng Phát | Có ghi sổ | Nợ TK 154 (Chi phí gia công ngoài) Có TK 152 (Nguyên vật liệu - Chai nhựa) Có TK 155 (Bán thành phẩm - Nước chanh) | 2.500.000 VND 500.000 VND 2.000.000 VND |
2. Nhận thành phẩm gia công (Subcontracting Receipt) | Tăng kho: +1.000 chai nước chanh tại Kho thành phẩmGiảm kho: Tiêu hao tại Kho thầu phụ Hùng Phát | Có ghi sổ | Nợ TK 155 (Thành phẩm - Nước ép chai) Có TK 154 (Kết chuyển chi phí NVL gia công) Có TK 3314 (Stock Received But Not Billed - Phí gia công tạm tính) | 2.800.000 VND 2.500.000 VND 300.000 VND |
3. Nhận hóa đơn dịch vụ (Purchase Invoice dịch vụ) | Không | Có ghi sổ | Nợ TK 3314 (Tất toán tài khoản trung gian) Nợ TK 1331 (Thuế GTGT dịch vụ gia công) Có TK 331 (Phải trả thầu phụ Hùng Phát) | 300.000 VND 30.000 VND 330.000 VND |
5. Checklist Đối Soát Kho Bãi Của Thầu Phụ (Subcontractor Audit Checklist)
Trước khi bấm Submit phiếu nhận hàng gia công:
- Đối chiếu tỷ lệ hao hụt vật tư: Đảm bảo số lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế tại kho thầu phụ khớp với định mức thiết lập trong đơn gia công. Nếu thầu phụ làm hỏng/mất vật tư, phải yêu cầu bồi thường và hạch toán giảm trừ công nợ.
- Khớp số lượng bàn giao: Kiểm tra phiếu giao nhận vận chuyển thực tế để đảm bảo số lượng thành phẩm nhận về kho khớp với số lượng trên phiếu
Subcontracting Receipt. - Kiểm tra hóa đơn dịch vụ: Đảm bảo đơn giá dịch vụ gia công khớp với hợp đồng khung đã ký với nhà thầu phụ.