Chuyển tới nội dung chính

Quy Trình Gia Công Ngoài (Subcontracting)

Gia Công Ngoài trong 1 Phút

Gia công ngoài (Subcontracting) là quy trình doanh nghiệp gửi nguyên vật liệu thuộc sở hữu của mình sang kho của đối tác (nhà thầu phụ) để thực hiện gia công, sơn phủ, xi mạ hoặc lắp ráp, sau đó nhận lại bán thành phẩm/thành phẩm và thực hiện thanh toán chi phí dịch vụ gia công cho đối tác.

1. Sơ Đồ Luồng Nghiệp Vụ Gia Công Ngoài​

Quy trình chứng từ kiểm soát nguyên vật liệu và chi phí dịch vụ gia công:

2. Chi Tiết Các Chứng Từ & Cấu Hình Kho Bãi​

A. Cấu hình Kho nhà thầu phụ (Supplier Warehouse)​

  • Ý nghĩa: Để theo dõi số lượng nguyên vật liệu của ta đang nằm tại kho của thầu phụ, ta cần khai báo một kho bãi riêng trên cây hệ thống kho và gán loại kho là Is Supplier Warehouse. Hàng hóa tại đây vẫn thuộc quyền sở hữu của ta và được tính vào giá trị tồn kho của công ty.

B. Subcontracting Order (Đơn gia công)​

  • Ý nghĩa: Cam kết thuê gia công gửi cho đối tác.
  • Trường dữ liệu quan trọng:
    • Supplier: Nhà thầu phụ (ví dụ: Công ty Sơn Đông).
    • Supplier Warehouse: Kho vật tư của ta đặt tại thầu phụ.
    • Service Rate (Phí gia công): Đơn giá dịch vụ gia công trên mỗi đơn vị sản phẩm.

C. Stock Entry - Send to Subcontractor (Xuất NVL đi gia công)​

  • Ý nghĩa: Phiếu điều chuyển kho vật tư từ kho của ta sang kho của thầu phụ để họ chuẩn bị gia công.
  • Tác động: Chỉ di chuyển vị trí tồn kho vật lý của nguyên vật liệu, chưa ghi nhận giá thành tăng hay chi phí.

D. Subcontracting Receipt (Nhận hàng gia công)​

  • Ý nghĩa: Phiếu nhập kho thành phẩm sau gia công về kho của ta. Khi submit chứng từ này, hệ thống sẽ tự động:
    • Tăng tồn kho thành phẩm tại kho của ta.
    • Tự động xuất tiêu hao nguyên vật liệu dở dang tương ứng tại kho của thầu phụ.
    • Cộng dồn phí gia công vào nguyên giá tồn kho của thành phẩm nhận về.

3. Tình Huống Thực Tế Gia Công Sơn Vỏ Nhựa (Case Study)​

Bối cảnh: Vicore thuê Công ty Sơn Đông gia công sơn màu cho 1 bộ vỏ nhựa thô của xe máy điện.

  • Nguyên vật liệu gửi đi: Bộ vỏ nhựa thô (Mã: RM-SHELL-RAW, trị giá 1.000.000 VND).
  • Phí gia công sơn: 300.000 VND / bộ (chưa bao gồm VAT 10%).
  • Thành phẩm nhận về: Bộ vỏ nhựa đã sơn màu (Mã: RM-SHELL-PAINTED).
  • Nguyên giá thành phẩm nhận về: 1.000.000 VND (NVL) + 300.000 VND (Phí gia công) = 1.300.000 VND.

4. Tác Động Sổ Sách & Hạch Toán Kế Toán Việt Nam (VAS)​

ERPNext tự động hạch toán các bút toán kế toán sau:

Bước nghiệp vụ (Chứng từ)Sổ kho (Stock Ledger)Bút toán Sổ cái (GL Entry)Định khoản chuẩn VAS Việt NamSố tiền
1. Xuất NVL đi gia công (Stock Entry - Send to Subcontractor)Giảm ở Kho vật tư ta, tăng ở Kho thầu phụ Sơn ĐôngKhông phát sinh định khoản (vì cùng TK 152)Không hạch toán (chỉ theo dõi sổ kho chi tiết kho thầu phụ)-
2. Nhận thành phẩm gia công (Subcontracting Receipt)Tăng kho: +1 bộ vỏ đã sơn tại Kho của ta
Giảm kho: -1 bộ vỏ thô tại Kho thầu phụ Sơn Đông		Có ghi sổNợ TK 152-Sơn (Tăng vỏ đã sơn)
Có TK 152-Thô (Tất toán vỏ thô tiêu hao tại thầu phụ)
Có TK 1511 (Tài khoản trung gian nhận dịch vụ chưa có hóa đơn)		1.300.000 VND
1.000.000 VND
300.000 VND
3. Nhận hóa đơn dịch vụ (Purchase Invoice dịch vụ)KhôngCó ghi sổNợ TK 1511 (Tất toán tài khoản trung gian)
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT dịch vụ)
Có TK 331 (Phải trả thầu phụ Sơn Đông)		300.000 VND
30.000 VND
330.000 VND

5. Checklist Đối Soát Kho Bãi Của Thầu Phụ (Subcontractor Audit Checklist)​

Trước khi bấm Submit phiếu nhận hàng gia công:

  • Đối chiếu tỷ lệ hao hụt vật tư: Đảm bảo số lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế tại kho thầu phụ khớp với định mức thiết lập trong đơn gia công. Nếu thầu phụ làm hỏng/mất vật tư, phải yêu cầu bồi thường và hạch toán giảm trừ công nợ.
  • Khớp số lượng bàn giao: Kiểm tra phiếu giao nhận vận chuyển thực tế để đảm bảo số lượng thành phẩm nhận về kho khớp với số lượng trên phiếu Subcontracting Receipt.
  • Kiểm tra hóa đơn dịch vụ: Đảm bảo đơn giá dịch vụ gia công khớp với hợp đồng khung đã ký với nhà thầu phụ.