Chuyển tới nội dung chính

Báo Cáo Tự Động & Cảnh Báo Tức Thời (Notification)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Mỗi sáng, thay vì phải pha trà, đợi kế toán mở máy tính, xuất file Excel, căn chỉnh cho đẹp rồi gửi Zalo cho Sếp... Hệ thống ERP có thể thay thế hoàn toàn công việc nhàm chán này bằng những Bot (người máy) cần mẫn.

Bài học này giúp bạn biến ERPNext thành một "Thư ký ảo", biết tự động đi thu thập dữ liệu và gửi cảnh báo khi có biến cố xảy ra.

1. Bot Báo Cáo Tự Động (Auto Email Reports)​

Bạn là Giám đốc Kinh doanh và muốn xem báo cáo "Doanh thu theo ngày" vào mỗi buổi sáng.

Cấu hình Auto Email Report:​

  1. Chọn Báo cáo: Chọn một Report có sẵn trong hệ thống (Ví dụ: Sales Analytics hoặc Báo cáo tùy chỉnh của bạn).
  2. Định kỳ (Frequency): Thiết lập Daily (Hàng ngày).
  3. Khung giờ: Gõ 08:00.
  4. Định dạng file: Chọn đính kèm file Excel (XLSX) hoặc file PDF.
  5. Người nhận: Gõ email của Sếp: ceo@congty.com.

Kết quả: Cứ đúng 8 giờ sáng mỗi ngày, bộ đếm giờ (Cron Job) của Server sẽ thức dậy, tự động chạy lệnh truy vấn dữ liệu từ Database, đóng gói thành một file Excel đẹp đẽ và gửi thẳng vào Email của Giám đốc. Kế toán hoàn toàn được giải phóng khỏi việc báo cáo lặp đi lặp lại.

2. Bot Cảnh Báo Hệ Thống (Notification)​

Khác với báo cáo định kỳ, Notification đóng vai trò là "Lính gác điện tử". Nó hoạt động theo nguyên lý Event-driven (Phản ứng với sự kiện).

Tình huống 1: Tồn kho chạm đáy​

  • Sự kiện (Event): Khi một phiếu Stock Ledger Entry (Sự kiện xuất nhập kho) xảy ra.
  • Điều kiện kích hoạt: Hệ thống kiểm tra, nếu Số lượng tồn kho hiện tại (Actual Qty) bị rớt xuống thấp hơn mức Tồn kho an toàn (Safety Stock).
  • Hành động: Hệ thống ngay lập tức bắn ra 1 Email (hoặc thông báo chuông trên App) có tiêu đề màu đỏ "CẢNH BÁO: Mặt hàng Vải Lụa mã VL01 sắp hết, đề nghị phòng Mua hàng đặt gấp!".

Tình huống 2: Hợp đồng sắp hết hạn​

  • Sự kiện định kỳ (Days Before): Cài đặt hệ thống mỗi ngày quét danh sách Hợp đồng Nhân sự (Employee Contract) một lần.
  • Điều kiện kích hoạt: Hợp đồng có "Ngày hết hạn" (End Date) chỉ còn cách ngày hôm nay đúng 15 ngày.
  • Hành động: Tự động bắn email thông báo cho Trưởng phòng HR: "Nhân sự Nguyễn Văn A sắp hết hạn hợp đồng thử việc vào ngày 15/10, vui lòng lập lịch đánh giá năng lực".

Với Notification, doanh nghiệp của bạn sẽ luôn đi trước rủi ro một bước, thay vì đợi mọi sự "đã rồi" mới chạy đi chữa cháy.