Chuyển tới nội dung chính

Thiết Lập Ma Trận Phê Duyệt Đa Cấp (Workflow)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Trong một công ty có hàng trăm nhân sự, Giám đốc không thể rảnh rỗi cả ngày để kiểm tra từng tờ Đơn mua hàng xem giá có bị "kê" lên không. Nhưng nếu cấp quyền cho nhân viên tự duyệt tự mua thì vô cùng rủi ro.

Bài học này hướng dẫn cấu hình Workflow (Luồng công việc) để ERPNext tự động chặn, định tuyến văn bản đến đúng người cần duyệt, và tự động bỏ qua nếu đủ điều kiện.

1. Thiết Lập Trạng Thái (Workflow States)​

Để bắt đầu, bạn cần vẽ ra vòng đời của một tờ trình. Trong ERPNext, bạn khai báo các Workflow State:

  • Draft (Nháp): Tờ trình mới viết, chưa gửi đi. (Màu xám)
  • Pending Approval (Chờ duyệt): Đang chờ sếp ký. (Màu cam)
  • Approved (Đã duyệt): Hợp lệ, được phép xuất kho/xuất tiền. (Màu xanh lá)
  • Rejected (Từ chối): Sếp gạch bỏ. (Màu đỏ)

Mỗi trạng thái này sẽ được gán quyền cho một Nhóm vai trò (Role). Ví dụ: Trạng thái Draft thì ai cũng xem được, nhưng trạng thái Approved thì khóa cứng lại không cho sửa nữa.

2. Quy Tắc Chuyển Trạng Thái (Transitions)​

Chuyển trạng thái chính là các nút bấm hiện lên trên màn hình người dùng.

Bạn thiết lập các quy tắc Transition như sau:

  1. Từ "Draft" lên "Pending Approval": Nút bấm tên là Submit for Approval. Bất kỳ ai có quyền "Nhân viên" đều bấm được.
  2. Từ "Pending Approval" sang "Approved": Nút bấm tên là Approve. Chỉ cấp "Trưởng phòng" hoặc "Giám đốc" mới nhìn thấy nút này.
  3. Từ "Pending Approval" về "Rejected": Nút bấm tên là Reject. Cấp trên bấm nút này để trả hồ sơ về cho lính.

Bằng cách khóa chặt luồng đi này, nhân viên cấp dưới vĩnh viễn không thể "lách luật" tự bấm duyệt chứng từ của chính mình.

3. Phân Luồng Có Điều Kiện (Workflow Conditions)​

Sức mạnh thực sự của ERPNext là Quy tắc duyệt thông minh. Giám đốc không muốn bị làm phiền bởi những tờ trình mua ly cà phê 50 ngàn đồng.

Trong bảng Transition, bạn thiết lập các Điều kiện (Conditions) bằng công thức (ví dụ: doc.grand_total < 10000000):

  • Luồng 1 (Dưới 10 triệu): Nếu tờ trình Mua hàng có giá trị < 10.000.000đ, hệ thống sẽ mở khóa nút Approve cho Trưởng Phòng duyệt. Giám đốc không cần can thiệp.
  • Luồng 2 (Trên 10 triệu): Nếu tờ trình > 10.000.000đ, hệ thống vô hiệu hóa nút duyệt của Trưởng Phòng, và tự động đổi trạng thái thành "Chờ Giám đốc duyệt" (Pending CEO Approval). Lúc này chỉ duy nhất tài khoản của CEO mới hiển thị nút bấm Approve.

Bằng cách phân luồng tự động này, bộ máy công ty sẽ vận hành cực kỳ trơn tru, đúng người, đúng việc, đúng giới hạn trách nhiệm tài chính.