Chuyển tới nội dung chính

Thiết Lập Ma Trận Phê Duyệt Đa Cấp (Workflow)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Trong một doanh nghiệp sản xuất đồ uống quy mô lớn như Vicore F&B, việc kiểm soát chặt chẽ quy trình mua sắm nguyên vật liệu (chất lượng và giá mua chanh tươi, đường cát tinh luyện) là yếu tố sống còn để đảm bảo biên lợi nhuận. Ban giám đốc không thể trực tiếp kiểm tra từng đơn hàng mua sắm lặt vặt vài triệu đồng dưới xưởng, nhưng bắt buộc phải kiểm soát những đơn hàng mua nguyên liệu lên đến hàng trăm triệu đồng.

Bài học này hướng dẫn thiết lập luồng phê duyệt chứng từ tự động (Workflow) cho Đơn mua hàng (Purchase Order - PO) trên ERPNext: Tự động phân quyền duyệt và chuyển tiếp chứng từ dựa trên giá trị đơn hàng.

1. Thiết Lập Trạng Thái Chứng Từ (Workflow States)​

Để số hóa một quy trình trình duyệt, đầu tiên doanh nghiệp định nghĩa vòng đời của chứng từ thông qua các trạng thái Workflow State trên ERPNext:

  • Draft (Nháp): Đơn mua hàng mới được soạn thảo bởi nhân viên thu mua, chưa gửi duyệt. (Trạng thái màu xám).
  • Pending Approval (Chờ duyệt): PO đang chờ Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt. (Trạng thái màu cam).
  • Pending CEO Approval (Chờ CEO duyệt): PO có giá trị lớn, vượt hạn mức của Kế toán trưởng và đang chờ Giám đốc ký duyệt. (Trạng thái màu xanh dương).
  • Approved (Đã duyệt): Chứng từ chính thức được phê duyệt, hệ thống cho phép in gửi nhà cung cấp. (Trạng thái màu xanh lá).
  • Rejected (Từ chối): Đơn hàng bị cấp quản lý từ chối và trả lại để chỉnh sửa thông tin. (Trạng thái màu đỏ).

Mỗi trạng thái này được gán quyền chỉnh sửa (Edit Permission) chặt chẽ cho từng Nhóm vai trò (Role) tương ứng để tránh sửa đổi dữ liệu sau khi đã phê duyệt.

2. Quy Tắc Chuyển Trạng Thái (Workflow Transitions)​

Các bước chuyển trạng thái chứng từ (Transition) sẽ hiển thị trực quan dưới dạng các Nút Hành Động (Action Buttons) trên thanh công cụ của ERPNext tùy thuộc vào vai trò người dùng đăng nhập:

  1. Nhân viên Thu mua: Chỉ nhìn thấy nút Submit for Approval khi đơn hàng đang ở trạng thái Draft để chuyển sang Pending Approval.
  2. Kế toán trưởng: Nhìn thấy nút Approve (Duyệt) và Reject (Từ chối) khi đơn hàng ở trạng thái Pending Approval.
  3. Giám đốc điều hành (CEO): Nhìn thấy nút CEO Approve (CEO Duyệt) khi đơn hàng ở trạng thái Pending CEO Approval.

3. Thiết Lập Phân Luồng Duyệt Có Điều Kiện (Workflow Conditions)​

Sức mạnh thực sự của ERPNext là tự động kiểm soát hạn mức tài chính thông qua việc viết các biểu thức điều kiện (Conditions) trên Workflow.

Hãy cùng đi qua kịch bản thực tế khi Vicore F&B mua đường cát tinh luyện NVL-DUONG của nhà cung cấp Đường Biên Hòa:

Cấu hình điều kiện phân luồng duyệt PO:​

  • Luồng duyệt 1 (Đơn hàng nhỏ - Dưới 500 triệu VND):
    • Điều kiện: doc.grand_total < 500000000
    • Luồng đi: Khi nhân viên thu mua bấm nút Submit for Approval, đơn hàng chuyển sang trạng thái Pending Approval. Kế toán trưởng có quyền click nút Approve để chuyển thẳng PO sang trạng thái Approved (hoàn thành).
  • Luồng duyệt 2 (Đơn hàng lớn - Từ 500 triệu VND trở lên):
    • Điều kiện: doc.grand_total >= 500000000
    • Luồng đi: Khi nhân viên bấm gửi duyệt, ERPNext tự động bỏ qua quyền duyệt của Kế toán trưởng và đẩy thẳng PO sang trạng thái Pending CEO Approval. Lúc này, hệ thống ẩn nút duyệt đối với tài khoản Kế toán trưởng, chỉ duy nhất tài khoản của CEO mới hiển thị nút bấm CEO Approve để ký duyệt đơn hàng.
Đảm Bảo An Toàn Dữ Liệu

Khi Đơn mua hàng đã chuyển sang trạng thái Approved, ERPNext tự động khóa cứng toàn bộ các trường dữ liệu (số lượng, đơn giá, nhà cung cấp). Nhân viên không thể tự ý chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nhằm loại bỏ hoàn toàn các rủi ro gian lận sau khi sếp đã ký duyệt.