Chuyển tới nội dung chính

Quy Trình Quản Trị Kho Bãi (Inventory & Stock)

Quản Trị Kho Bãi trong 1 Phút

Quản trị Kho bãi (Inventory & Stock) trong ERPNext đảm bảo kiểm soát chính xác cả Số lượng vật lý và Trị giá tồn kho. Quy trình này giải quyết các nghiệp vụ điều chuyển kho nội bộ, nhập xuất phi thương mại (xuất hao hụt, nhập mẫu), kiểm kê cân đối tồn kho định kỳ, và phân bổ các chi phí mua hàng phát sinh thêm vào nguyên giá sản phẩm.

1. Sơ Đồ Các Nghiệp Vụ Kho Bãi Cốt Lõi​

Các nghiệp vụ điều chỉnh và kiểm soát kho bãi được thực thi thông qua 3 chứng từ trụ cột sau:

2. Chi Tiết Các Chứng Từ & Trường Thông Tin Cốt Lõi​

A. Stock Entry (Phiếu kho đa năng)​

  • Ý nghĩa: Chứng từ điều chỉnh trực tiếp số lượng kho vật lý không thông qua luồng mua/bán thương mại.
  • Trường dữ liệu quan trọng:
    • Default Source Warehouse: Kho xuất đi (đối với giao dịch xuất hoặc điều chuyển).
    • Default Target Warehouse: Kho nhập vào (đối với giao dịch nhập hoặc điều chuyển).
    • Purpose: Chọn mục đích giao dịch:
      • Material Transfer: Chuyển kho nội bộ.
      • Material Receipt: Nhập kho khác (nhập hàng mẫu, hàng tặng).
      • Material Issue: Xuất kho khác (xuất hỏng hủy, xuất tiêu dùng nội bộ).
      • Manufacture: Xuất nguyên vật liệu và nhập thành phẩm (dùng trong sản xuất).

B. Stock Reconciliation (Kiểm kê cân đối tồn kho)​

  • Ý nghĩa: Khớp số liệu tồn kho thực tế kiểm đếm được với số liệu sổ sách trên hệ thống.
  • Trường dữ liệu quan trọng:
    • Purpose: Stock Qty and Valuation (Cân đối số lượng và giá trị).
    • Posting Date: Ngày hạch toán kiểm kê (thường là ngày cuối tháng).
    • Items Table: Nhập số lượng thực tế kiểm đếm (Qty). Hệ thống tự động tính toán chênh lệch (Difference Qty) để sinh ra bút toán điều chỉnh.

C. Landed Cost Voucher (LCV - Phân bổ chi phí mua hàng)​

  • Ý nghĩa: Phân bổ cước phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu... trực tiếp vào giá trị tồn kho của lô hàng nhập khẩu hoặc lô hàng mua ngoài để tính chính xác giá trị nhập kho của sản phẩm.
  • Trường dữ liệu quan trọng:
    • Receipt Document Type: Chọn Purchase Receipt (hoặc Purchase Invoice).
    • Receipt Document: Chọn phiếu nhập kho gốc cần phân bổ chi phí.
    • Taxes and Charges Table: Nhập chi phí phát sinh thêm cần phân bổ (ví dụ: Chi phí vận chuyển 2.000.000 VND).
    • Distribute Charges: Chọn phương pháp phân bổ theo Số lượng (Qty) hoặc Trị giá mua (Amount).

3. Tác Động Sổ Sách & Hạch Toán Kế Toán Việt Nam (VAS)​

ERPNext tự động cập nhật sổ kho (Stock Ledger Entry) và sổ cái (GL Entry) dựa trên cấu hình tài khoản kế toán liên kết với từng kho bãi:

Nghiệp vụ (Chứng từ)Sổ kho (Stock Ledger)Bút toán Sổ cái (GL Entry)Định khoản chuẩn VAS Việt Nam
Material Transfer (Chuyển từ Kho NVL sang Kho hàng hóa)Giảm ở kho nguồn, tăng ở kho đíchCó ghi sổ (nếu khác tài khoản kho)Nợ TK 156 (Hàng hóa - Kho đích)
Có TK 152 (Nguyên vật liệu - Kho nguồn)
Material Receipt (Nhập kho hàng mẫu, hàng thừa kiểm kê)Tăng kho: +Số lượng hàngCó ghi sổNợ TK 156 / 152 (Tăng giá trị tồn kho)
Có TK 711 (Thu nhập khác) hoặc TK 3381 (Tài sản thừa chờ xử lý)
Material Issue (Xuất hủy hàng hỏng hoặc xuất dùng nội bộ)Giảm kho: -Số lượng hàngCó ghi sổNợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp - dùng nội bộ) hoặc TK 632 (Giá vốn - hao hụt)
Có TK 156 / 152 (Giảm tồn kho)
Landed Cost Voucher (Phân bổ cước vận chuyển 2.000.000 VND)Không thay đổi số lượng, chỉ tăng đơn giá trị kho (Valuation Rate)Có ghi sổNợ TK 156 / 152 (Tăng giá trị hàng tồn kho)
Có TK 331 (Phải trả người vận chuyển) hoặc TK 111/112 (Nếu trả tiền ngay)

4. Tình Huống Phân Bổ Chi Phí Mua Hàng (Case Study)​

Tình huống: Vicore mua 10 chiếc laptop Dell (từ quy trình P2P trước đó). Để vận chuyển 10 chiếc laptop này về kho, Vicore phải thuê bên thứ ba vận chuyển với chi phí 2.000.000 VND (chưa VAT).

  1. Nhập kho gốc: Phiếu nhập kho Purchase Receipt ghi nhận giá trị tạm tính của 10 chiếc laptop là 150.000.000 VND (15.000.000 VND/chiếc).
  2. Phát sinh chi phí: Hóa đơn vận chuyển được lập riêng cho nhà xe.
  3. Lập Landed Cost Voucher: Kế toán kho tạo LCV, chọn phiếu nhập kho gốc và nhập chi phí vận chuyển 2.000.000 VND, chọn phân bổ đều theo số lượng (mỗi chiếc chịu 200.000 VND tiền vận chuyển).
  4. Kết quả sau Submit LCV:
    • Đơn giá trị kho (Valuation Rate) của Laptop Dell tăng từ 15.000.000 VND ➔ 15.200.000 VND / chiếc.
    • Giá vốn hàng bán sau này khi bán chiếc laptop này sẽ được tính dựa trên đơn giá mới là 15.200.000 VND.

5. Checklist Soát Xét Khi Kiểm Kê Kho (Stock Reconciliation Checklist)​

Trước khi thực hiện bấm Submit phiếu kiểm kê kho để điều chỉnh số liệu, kế toán kho cần đối soát:

  • Khóa sổ tạm thời: Không cho phép tạo bất kỳ phiếu xuất/nhập kho nào trong thời gian thực hiện kiểm đếm thực tế để tránh sai lệch số liệu động.
  • Xác nhận số liệu: So sánh số lượng lệch thừa/thiếu với sổ tay của thủ kho và kiểm tra xem có hàng nào bị hư hỏng, hết hạn sử dụng để hạch toán giảm trừ giá trị.
  • Kiểm tra tài khoản đối ứng: Đảm bảo chọn đúng tài khoản chi phí điều chỉnh (ví dụ: TK 642 hoặc TK 632) cho phần giá trị hàng thiếu/hụt.