Chuyển tới nội dung chính

Quy Tắc Định Giá & Khuyến Mãi Tự Động (Pricing Rules)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Trong giai đoạn khởi nghiệp, công ty chỉ có một bảng giá duy nhất cho mọi người. Nhưng khi quy mô lớn lên, bộ phận Sales bắt đầu sáng tạo ra hàng chục chương trình khuyến mãi chéo nhau: "Giảm 10% cho Đại lý", "Mua 10 tặng 1", "Đơn trên 50 triệu giảm 5 triệu".

Nếu để nhân viên Sales tự nhớ và gõ tay mức chiết khấu vào báo giá, rủi ro nhầm lẫn, thiên vị, hoặc "lỗ ngược" là không thể tránh khỏi. Bài học này hướng dẫn bạn cách sử dụng Pricing Rule để biến mọi chính sách giá phức tạp nhất thành các dòng code tự động hóa 100%.

1. Bản Chất Của Pricing Rule Trong ERP​

Pricing Rule (Quy tắc định giá) là một cơ chế tự động can thiệp vào các chứng từ bán hàng (Báo giá - Quotation, Đơn hàng - Sales Order, Hóa đơn - Sales Invoice) hoặc mua hàng.

Nó hoạt động theo cơ chế Nếu... Thì... (If... Then...):

  • IF (Điều kiện): Khách hàng thỏa mãn tiêu chí gì? Đơn hàng thỏa mãn tiêu chí gì?
  • THEN (Hành động): Phần mềm sẽ tự động làm thao tác gì trên giao diện? (Thay đổi đơn giá, trừ % chiết khấu, hay chèn thêm một dòng quà tặng 0đ).

Khi một nhân viên Sales chọn Khách hàng A và nhập Sản phẩm B vào đơn, ERP sẽ chạy một thuật toán ngầm quét qua hàng chục Pricing Rule đang Active. Nếu "trúng" rule nào, nó sẽ áp rule đó ngay lập tức. Nhân viên Sales hoàn toàn không có quyền can thiệp hay sửa lại.

2. Thiết Lập Điểu Kiện Kích Hoạt (The "IF" Triggers)​

Một Pricing Rule có thể được giới hạn cực kỳ chi tiết để đảm bảo không áp dụng nhầm đối tượng.

A. Lọc Theo Đối Tượng Khách Hàng​

  • Customer Group: Mức phổ biến nhất. Áp dụng toàn bộ quy tắc cho nhóm Đại lý cấp 1 (Wholesale), không áp dụng cho Bán lẻ (Retail).
  • Customer: Thiết lập chính sách giá đặc quyền cho duy nhất một khách hàng VIP cụ thể.
  • Territory: Khuyến mãi riêng cho khu vực Đà Nẵng nhân dịp khai trương chi nhánh miền Trung.

B. Lọc Theo Hàng Hóa & Doanh Số​

  • Item Group: Mua bất kỳ sản phẩm nào thuộc nhóm Điện lạnh đều được giảm giá.
  • Min Qty / Max Qty: Chính sách mua sỉ. Từ 1 - 49 cái giá gốc, từ 50 - 100 cái (Min Qty = 50, Max = 100) được giảm 5%.
  • Min Amount / Max Amount: Khuyến mãi kích cầu tổng giá trị. Bất chấp mua cái gì, miễn tổng giá trị đơn trên 50.000.000đ thì kích hoạt giảm giá.

C. Lọc Theo Thời Gian (Campaign Validity)​

  • Valid From / Valid Upto: Chạy chương trình "Black Friday" từ 00:00 ngày 25/11 đến 23:59 ngày 26/11. Qua đúng giây đó, ERP tự động khóa Rule, Sales có muốn bán giá rẻ cũng không được.

3. Thiết Lập Hành Động (The "THEN" Actions)​

Sau khi thỏa mãn điều kiện, Pricing Rule có thể ra lệnh cho ERP làm các hành động sau:

1. Thay Đổi Đơn Giá Bán (Price / Discount)​

  • Discount Percentage (Giảm %): Tự động điền 15% vào cột Discount.
  • Discount Amount (Giảm tiền mặt): Tự động trừ thẳng 2.000.000đ vào tổng tiền.
  • Price (Chốt giá cố định): Bất chấp giá gốc là bao nhiêu, hễ là "Đại lý cấp 1" mua món này thì giá luôn luôn là 80.000đ.

2. Tặng Kèm Quà Tặng (Free Item)​

Khác với chiết khấu tiền, đây là chiết khấu hàng hóa.

  • Ví dụ: Mua 10 Thùng Bia tặng 1 Lốc Nước Ngọt.
  • Thiết lập:
    • Free Item: Nước Ngọt.
    • Free Qty: 1 (cứ mỗi 10 thùng bia thì tự động chèn thêm 1 dòng nước ngọt giá 0đ).
  • Cái hay của ERP: Mặc dù giá xuất hóa đơn là 0đ (không thu tiền khách), nhưng ERP vẫn âm thầm xuất kho món quà tặng này và hạch toán đúng vào chi phí Chi phí khuyến mãi / Bán hàng (TK 641) chứ không phải bị mất hút.

4. Xử Lý Xung Đột Khuyến Mãi (Priority)​

Đây là kịch bản kinh điển làm "thủng túi" công ty nếu không kiểm soát: Khách hàng A thuộc nhóm VIP (Được mặc định giảm 10%). Hôm nay công ty chạy chiến dịch Tháng 5 Rực Rỡ (Giảm 15% cho mọi đơn hàng). Vậy Khách hàng A sẽ được giảm 10%? Giảm 15%? Hay cộng dồn thành giảm 25%?

ERPNext giải quyết xung đột bằng 2 cơ chế:

A. Độ Ưu Tiên (Priority)​

Mỗi Pricing Rule có một trường đánh số Priority (1, 2, 3...). Số càng lớn ưu tiên càng cao. Nếu có 2 Rule cùng đụng nhau, ERP sẽ chọn Rule có Priority lớn hơn.

B. Chặn Cộng Dồn (Disable other Pricing Rules)​

Để ngăn chặn "siêu lạm phát khuyến mãi", trên form Pricing Rule luôn có một ô check cực kỳ quan trọng: Apply Multiple Pricing Rules (Cho phép áp dụng nhiều quy tắc) hoặc Disable other Pricing Rules.

Nếu chiến dịch "Tháng 5 Rực Rỡ" bạn tick vào ô Disable other Pricing Rules, ERP sẽ hiểu là: "Chỉ áp dụng mức giảm 15% này thôi, hủy bỏ quyền lợi VIP 10% của khách trong tháng này, tuyệt đối không cộng dồn thành 25% làm công ty lỗ vốn".

5. Bảng Giá (Price List) So Với Pricing Rule​

  • Price List (Bảng giá chuẩn): Dùng để thiết lập giá niêm yết cố định (Ví dụ: Bảng giá Bán lẻ toàn quốc 2026, Bảng giá Bán buôn 2026).
  • Pricing Rule (Quy tắc định giá): Là công cụ Ghi đè (Override) lên bảng giá chuẩn tùy thuộc vào hoàn cảnh và sự kiện.

Best Practice (Thực hành chuẩn): Bạn chỉ nên có từ 1 đến 2 Price List chuẩn (Selling Price List). Mọi chính sách ưu đãi linh hoạt theo khách hàng, số lượng, hoặc thời vụ đều nên dùng Pricing Rule. Đừng tạo ra 50 cái Price List cho 50 khách hàng khác nhau, bạn sẽ kiệt sức khi phải cập nhật giá gốc của một mặt hàng trên 50 bảng giá đó.