Chuyển tới nội dung chính

Tra Cứu Doctypes Phân Hệ Kế Toán (Accounts)

Phân hệ Kế toán (Accounts) trong ERPNext là xương sống ghi nhận và xử lý toàn bộ các giao dịch tài chính của Vicore Food & Beverage Co., Ltd (Vicore F&B) theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).

Hệ thống tự động hóa hầu hết bút toán từ các phân hệ bán hàng, mua hàng, quản lý kho và tài sản cố định thông qua các Doctype cấu trúc.

Các Doctypes Cốt Lõi Phân Hệ Kế Toán (VAS)​

1. Account (Tài Khoản Kế Toán)​

  • Mô tả: Định nghĩa danh mục tài khoản chi tiết trong Hệ thống tài khoản kế toán (Chart of Accounts - COA).
  • Áp dụng thực tế tại Vicore F&B: Thiết lập COA theo Thông tư 200/133 của Bộ Tài chính:
    • TK 1111: Tiền mặt VND tại quỹ.
    • TK 1121: Tiền gửi ngân hàng VND (MB Bank, Vietcombank).
    • TK 131: Phải thu của khách hàng (chi tiết theo từng đối tượng như WinMart, Bách Hóa Xanh).
    • TK 141: Tạm ứng (chi tiết theo nhân viên Phạm Văn E).
    • TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (chi tiết chanh tươi, đường cát NVL-DUONG).
    • TK 156: Hàng hóa/Thành phẩm (nước chanh đóng chai TP-LEMON).
    • TK 331: Phải trả cho người bán (nông dân thu mua chanh, nhà cung cấp đường Biên Hòa, nhà cung cấp xăng dầu Petrolimex).
    • TK 6417: Chi phí bán hàng - Dịch vụ mua ngoài (phân bổ nhiên liệu và bảo dưỡng xe tải lạnh).

2. GL Entry (General Ledger Entry - Bút Toán Sổ Cái)​

  • Mô tả: Doctype chứa dòng dữ liệu hạch toán kép (Nợ/Có) thực tế trên sổ cái chi tiết. Mỗi khi một chứng từ tài chính được ký duyệt (Submit), hệ thống sẽ tự động tạo ra các bản ghi GL Entry tương ứng.
  • Ví dụ hạch toán khi submit Sales Invoice bán nước chanh cho WinMart:
    Tài KhoảnLoại Định KhoảnSố Tiền (VND)Đối Tượng
    TK 131 (Phải thu khách hàng)Nợ11.000.000Siêu thị WinMart
    TK 5111 (Doanh thu bán hàng)Có10.000.000Doanh thu nước chanh
    TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra)Có1.000.000Thuế suất 10%

3. Sales Invoice (Hóa Đơn Bán Hàng)​

  • Mô tả: Chứng từ ghi nhận doanh thu bán ra và công nợ phải thu của khách hàng.
  • Đặc điểm nghiệp vụ: Tích hợp xuất hóa đơn điện tử (e-Invoice) theo Nghị định 123 tại Việt Nam. Tự động tính toán chiết khấu thương mại và thuế suất GTGT cho từng dòng mặt hàng.
  • Mối liên kết: Được tạo trực tiếp từ Đơn bán hàng (Sales Order) hoặc Phiếu giao hàng (Delivery Note) để đảm bảo số lượng xuất kho khớp đúng số lượng xuất hóa đơn.

4. Purchase Invoice (Hóa Đơn Mua Hàng)​

  • Mô tả: Ghi nhận công nợ phải trả cho nhà cung cấp và giá trị nguyên vật liệu/dịch vụ mua vào.
  • Đặc điểm nghiệp vụ: Tự động tính toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 1331).
  • Mối liên kết: Đối soát ba bên (3-way matching) giữa Đơn mua hàng (Purchase Order) - Phiếu nhập kho (Purchase Receipt) - Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) để ngăn chặn sai sót thanh toán.

5. Payment Entry (Chứng Từ Thanh Toán)​

  • Mô tả: Ghi nhận thực tế dòng tiền thu vào (từ khách hàng) hoặc chi ra (trả nhà cung cấp, tạm ứng).
  • Nghiệp vụ thực tế:
    • Thu tiền: Nhận thanh toán từ WinMart qua MB Bank (Nợ TK 1121 / Có TK 131).
    • Chi tiền: Chi tiền mặt tạm ứng đổ dầu cho tài xế Phạm Văn E (Nợ TK 141 / Có TK 1111).
  • Đặc điểm: Hỗ trợ xử lý chênh lệch tỷ giá tự động nếu phát sinh giao dịch ngoại tệ (ví dụ nhập khẩu dây chuyền đóng chai bằng USD).

6. Payment Reconciliation (Đối Chiếu Thanh Toán)​

  • Mô tả: Công cụ đối soát thông minh dùng để cấn trừ (khớp) công nợ giữa các hóa đơn bán/mua hàng chưa thanh toán với các khoản tiền gửi gối đầu từ khách hàng/nhà cung cấp.
  • Nghiệp vụ thực tế: WinMart chuyển khoản gộp 100.000.000 VND để thanh toán cho 5 hóa đơn bán hàng lẻ tẻ trước đó. Kế toán sử dụng Payment Reconciliation để gạt trừ công nợ của 5 hóa đơn theo nguyên tắc nợ cũ cấn trừ trước (FIFO).

7. Journal Entry (Phiếu Kế Toán Tổng Hợp)​

  • Mô tả: Chứng từ hạch toán thủ công dùng cho các nghiệp vụ đặc thù phi thương mại, không thể tự động sinh ra từ hóa đơn hay kho.
  • Trường hợp sử dụng tại Vicore F&B:
    • Phân bổ chi phí trả trước: Trích phân bổ chi phí sửa xe tải lạnh lớn từ TK 242 sang TK 6417 hàng tháng: Nợ TK 6417 / Có TK 242.
    • Trích lập dự phòng: Dự phòng nợ phải thu khó đòi quá hạn 90 ngày của WinMart: Nợ TK 642 / Có TK 2293.
    • Hạch toán tiền lương: Ghi nhận chi phí lương thợ vận hành nhà máy đóng chai: Nợ TK 622 (hoặc TK 154) / Có TK 334.