Chuyển tới nội dung chính

Tự Động Hóa Mua Bán Nội Bộ (Inter-Company Transactions)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Trong mô hình Tập đoàn (Holding), việc Công ty Con (Sản xuất) bán hàng cho Công ty Mẹ (Thương mại) để phân phối ra thị trường là chuyện diễn ra hàng ngày. Nếu dùng các phần mềm rời rạc, Kế toán Công ty Con xuất hóa đơn bán (Sales Invoice), sau đó Kế toán Công ty Mẹ lại hì hục cặm cụi gõ lại một tờ Hóa đơn mua (Purchase Invoice) y hệt như vậy vào máy mình. Vừa lãng phí sức lao động, vừa gây rủi ro lệch công nợ nội bộ. Bài học này sẽ chỉ cho bạn cách ERP kết nối thẳng 2 công ty lại với nhau.

1. Bản Chất Của Giao Dịch Nội Bộ (Inter-Company)​

Để hệ thống ERP hiểu được rằng hai công ty đang mua bán với nhau là "người một nhà", bạn cần thiết lập mối quan hệ:

  1. Tại Công ty Mẹ (Thương mại): Tạo một hồ sơ Nhà cung cấp (Supplier) mang tên "Công ty Con (Sản xuất)". Đánh dấu tích vào ô Is Internal Supplier (Nhà cung cấp nội bộ) và liên kết nó với danh mục Công ty (Company) tương ứng trong hệ thống.
  2. Tại Công ty Con (Sản xuất): Tạo một hồ sơ Khách hàng (Customer) mang tên "Công ty Mẹ". Đánh dấu tích vào ô Is Internal Customer (Khách hàng nội bộ).

Chỉ với 2 nút tick này, một phép màu về tự động hóa kế toán sẽ được kích hoạt.

2. Chuỗi Mua Bán Không Chạm (Zero-Touch Invoicing)​

Hãy xem cách ERPNext xử lý một đơn hàng nội bộ trị giá 1 tỷ đồng:

Bước 1: Công ty Mẹ đặt hàng (Purchase Order)​

  • Nhân sự mua hàng của Công ty Mẹ tạo một Đơn mua hàng (Purchase Order) gửi cho Công ty Con.
  • Lập tức, tính năng Inter-Company sẽ hiển thị một nút bẩm ma thuật: "Make Inter-Company Sales Order" (Tạo Đơn bán hàng nội bộ).
  • Chỉ cần click chuột, toàn bộ nội dung của Đơn mua hàng bên Công ty Mẹ sẽ tự động "bắn" sang dữ liệu của Công ty Con, biến thành một Đơn bán hàng (Sales Order) bên Công ty Con. Không ai phải gõ lại một phím nào.

Bước 2: Xuất Hóa đơn tài chính (Invoicing)​

  • Khi Công ty Con giao hàng xong, Kế toán Công ty Con lập Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) để đòi tiền. Ghi nhận Doanh thu (Nợ 131 / Có 511).
  • Nhờ liên kết nội bộ, trên màn hình của Kế toán Công ty Mẹ sẽ tự động xuất hiện bản nháp của Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) tương ứng. Việc của Kế toán Công ty Mẹ chỉ là kiểm tra và bấm Submit để ghi nhận Chi phí (Nợ 156 / Có 331).

Mọi thông tin về Số lượng, Đơn giá, Thuế suất đều khớp nhau 100% đến từng số lẻ. Xóa bỏ hoàn toàn nỗi ác mộng "cuối tháng hai kế toán ngồi cãi nhau vì lệch công nợ".

3. Cấn Trừ Công Nợ Bằng Phép Thuật (Inter-Company Journal Entry)​

Hàng hóa mua bán qua lại, Công ty Mẹ nợ Công ty Con 10 tỷ, Công ty Con lại nợ Công ty Mẹ 3 tỷ (tiền vay mượn hộ). Thay vì phải xách tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng qua lại cho nhau (chịu phí giao dịch và mất thời gian), Tổng Giám Đốc quyết định: "Cấn trừ công nợ nội bộ 3 tỷ".

Nếu làm thủ công: Kế toán Công ty Mẹ phải làm một Phiếu kế toán. Kế toán Công ty Con cũng phải làm một Phiếu kế toán.

Trong ERPNext: Bạn sử dụng công cụ Inter-Company Journal Entry (Phiếu kế toán nội bộ đa công ty).

  1. Kế toán Tập đoàn mở một giao diện duy nhất.
  2. Chọn Công ty Mẹ: Giảm Nợ phải trả (Nợ 331) - Số tiền 3 tỷ.
  3. Chọn Công ty Con: Giảm Nợ phải thu (Có 131) - Số tiền 3 tỷ.
  4. Bấm Submit. Bùm! ERPNext tự động "chẻ" tờ phiếu này ra làm 2, và phân phát về đúng sổ cái (General Ledger) của từng công ty.

Nghiệp vụ Inter-company chính là bài test cao nhất để phân biệt một hệ thống "Kế toán đơn lẻ" (Accounting Software) và một hệ thống "Quản trị Nguồn lực Doanh nghiệp" (ERP).