Chuyển tới nội dung chính

Quản Trị Nhân Sự & Chấm Công (HR & Attendance)

Quy Trình HR & Chấm Công trong 1 Phút

Con người là yếu tố cốt lõi vận hành nhà máy sản xuất, nhưng cũng là khoản chi phí cố định lớn nhất của doanh nghiệp. Phân hệ Nhân sự (HR) trong ERPNext giải quyết trọn vẹn vòng đời nhân viên của Vicore F&B: từ lúc tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, phân ca làm việc 24/7 phức tạp tại nhà máy Bình Dương, tự động quẹt thẻ/vân tay, cho đến chốt bảng công sạch chuyển thẳng sang tính lương cuối tháng.

1. Hồ Sơ Nhân Viên (Employee Master) & Định Tuyến Phê Duyệt​

Trong ERPNext, hệ thống phân biệt rõ hai đối tượng: Tài khoản người dùng (User) và Hồ sơ nhân viên (Employee).

  • User: Tài khoản đăng nhập hệ thống để thao tác dữ liệu (ví dụ: Nhân viên mua hàng, Kế toán, Quản đốc).
  • Employee: Hồ sơ lao động pháp lý. Công nhân trực tiếp đứng máy sản xuất dưới xưởng có thể không cần tài khoản User để thao tác phần mềm, nhưng bắt buộc phải có hồ sơ Employee để chấm công và nhận lương hàng tháng.

Tầm quan trọng của Hồ sơ Nhân viên (Employee Master)​

Hồ sơ nhân viên là nơi thiết lập luồng phê duyệt đơn từ tự động (Workflow Routing) dựa trên hai trường thông tin cốt lõi:

  • Bộ phận (Department): Gán nhân sự vào phân xưởng/phòng ban (ví dụ: Phân xưởng sản xuất Bình Dương).
  • Cấp trên trực tiếp (Reports To): Khi anh Trần Văn B (EMP-00125) gửi đơn xin nghỉ phép hoặc phiếu xin tạm ứng, hệ thống sẽ tự động định tuyến thông báo đến tài khoản của Quản đốc phân xưởng Nguyễn Văn C để phê duyệt trực tiếp mà không cần ký giấy tờ bản cứng.

Hồ sơ này cũng lưu trữ các thông tin phục vụ bảo hiểm và thuế TNCN như: Số CMND/CCCD, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH, Danh sách người phụ thuộc (giảm trừ gia cảnh).

2. Quản Lý Ca Kíp Nhà Máy 24/7 (Shift Management)​

Đối với nhà máy sản xuất nước ép hoa quả của Vicore F&B tại Bình Dương, dây chuyền máy chiết rót TSCD-LINE-01 phải hoạt động liên tục 24/7 để đảm bảo sản lượng. Quy trình chấm công được tổ chức chặt chẽ theo các ca làm việc:

Thiết lập Loại Ca (Shift Type)​

Hệ thống ERPNext định nghĩa 3 ca làm việc chính:

  • Ca Sáng (Shift A): Từ 06:00 đến 14:00.
  • Ca Chiều (Shift B): Từ 14:00 đến 22:00.
  • Ca Đêm (Shift C): Từ 22:00 đến 06:00 sáng hôm sau.

Trong cấu hình Shift Type, hệ thống thiết lập các quy tắc kiểm soát kỷ luật lao động:

  • Thời gian trễ cho phép (Grace Period): Cho phép trễ tối đa 15 phút. Ví dụ, nếu ca bắt đầu lúc 06:00, nhân viên quẹt thẻ trước 06:15 vẫn được tính là đúng giờ. Quẹt từ 06:16 trở đi sẽ bị hệ thống đánh dấu đi trễ (Late).
  • Nửa ngày công (Half Day): Nếu nhân viên làm việc dưới 4 tiếng rồi về, hệ thống tự động ghi nhận làm nửa ca công, giảm thiểu việc tính toán thủ công của nhân sự.

Xếp lịch Phân Ca (Shift Assignment)​

Hệ thống không thể tự nhận diện nhân viên làm ca nào. Quản đốc Nguyễn Văn C sẽ thực hiện lập lịch làm việc cho phân xưởng hàng tuần bằng chứng từ Shift Assignment (ví dụ: Xếp anh Trần Văn B làm Ca Sáng từ Thứ Hai đến Thứ Bảy).

3. Tự Động Hóa Chấm Công (Automated Attendance)​

Quy trình chấm công tại nhà máy Bình Dương diễn ra hoàn toàn tự động, loại bỏ hoàn toàn việc nhân sự xuất file Excel máy chấm công cuối tháng để dò hàm VLOOKUP thủ công:

Bước 1: Thu thập dữ liệu quẹt thẻ thô (Employee Checkin)​

Các thiết bị chấm công vân tay và FaceID lắp đặt tại các cổng nhà máy Bình Dương được kết nối API trực tiếp với máy chủ ERPNext. Khi anh Trần Văn B quẹt vân tay lúc vào và ra ca, hệ thống lập tức ghi nhận chứng từ thô Employee Checkin:

  • Lượt vào: 05:55 - IN
  • Lượt ra: 14:05 - OUT

Bước 2: Đối chiếu tự động (Attendance Marking)​

Vào lúc 02:00 sáng mỗi ngày, một tác vụ chạy ngầm (Background Job) trên ERPNext sẽ tự động quét và đối chiếu:

  1. Hệ thống kiểm tra xem hôm nay anh Trần Văn B được phân ca gì (Ca Sáng - từ 06:00 đến 14:00).
  2. Hệ thống lấy dữ liệu quẹt vân tay thô (Employee Checkin) của anh B đối chiếu với giờ quy định của ca.
  3. Tự động khởi tạo chứng từ Attendance (Bảng chấm công ngày) với trạng thái tương ứng: Present (Hiện diện), Late (Đi trễ), hoặc Absent (Vắng mặt).

Nếu anh Trần Văn B bị ốm đột xuất và vắng mặt:

  • Máy vân tay không có dữ liệu ➔ Hệ thống tự động đánh dấu ngày đó là Absent (Nghỉ không phép) và sẽ bị trừ lương.
  • Tuy nhiên, anh B hoặc HR tạo một đơn xin nghỉ phép Leave Application (chọn loại nghỉ: Nghỉ ốm hưởng lương hoặc Nghỉ phép năm) và được Quản đốc phê duyệt.
  • Hệ thống ERPNext sẽ tự động tìm lại ngày vắng mặt đó, xóa trạng thái Absent đi và cập nhật lại thành On Leave (Nghỉ có phép).

Bảng chấm công cuối tháng luôn được tự động cập nhật chính xác và sẵn sàng chuyển thẳng sang phân hệ Tính lương để tính toán chính xác số ngày công thực tế làm việc.