Chuyển tới nội dung chính

Nghiệp Vụ Ký Gửi Hàng Hóa (Consigned Inventory)

Tóm tắt Nghiệp vụ

Ký gửi hàng hóa (Consignment) là phương thức giao dịch thương mại trong đó chủ sở hữu hàng hóa (bên ký gửi) giao hàng cho bên nhận đại lý (bên nhận ký gửi) để bán hộ. Điểm mấu chốt là quyền sở hữu pháp lý của hàng hóa vẫn thuộc về bên ký gửi cho đến khi hàng hóa được bán thành công cho khách hàng cuối cùng.

Nghiệp vụ ký gửi được chia làm hai chiều độc lập:

  1. Ký gửi đầu vào (Supplier Consignment): Doanh nghiệp đóng vai trò là Bên nhận ký gửi (nhận hàng của nhà cung cấp để bán hộ).
  2. Ký gửi đầu ra (Customer/Agent Consignment): Doanh nghiệp đóng vai trò là Bên ký gửi (gửi hàng của mình sang kho của đại lý/khách hàng nhờ bán hộ).

1. Ký Gửi Đầu Vào (Supplier Consignment)​

A. Luồng Nghiệp Vụ & Sơ Đồ Chứng Từ​

Trong ERPNext, để theo dõi hàng ký gửi đầu vào mà không làm sai lệch giá trị tài sản trên Sổ cái kế toán của doanh nghiệp (vì hàng chưa thuộc sở hữu của mình), chúng ta cấu hình và sử dụng luồng chứng từ sau:

B. Hạch Toán Kế Toán chuẩn VAS Việt Nam​

Khi doanh nghiệp nhận hàng ký gửi của nhà cung cấp, về mặt pháp lý, hàng hóa này không thuộc tài sản của doanh nghiệp. Do đó, hạch toán kế toán tuân thủ theo các bước sau:

  1. Khi nhận hàng ký gửi nhập kho:

    • Không hạch toán vào các tài khoản tài sản (156) trên Sổ cái vì hàng chưa thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
    • Ghi nhận ngoại bảng hoặc theo dõi chi tiết trên tài khoản quản trị nội bộ:
      • Nợ TK 002 - Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận ký gửi (Chế độ kế toán cũ hoặc tài khoản theo dõi nội bộ).
      • Số lượng hàng tăng lên trong hệ thống báo cáo kho vật lý để theo dõi kiểm đếm.

  2. Khi bán được hàng ký gửi cho khách hàng:

    • Đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn/công nợ phải trả cho nhà cung cấp:
      • Hạch toán Doanh thu:
        • Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá trị bán cho khách hàng cuối (ví dụ: 10.000.000 VND)
        • Có TK 511: Doanh thu bán hàng (9.090.909 VND)
        • Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra (909.091 VND)
      • Hạch toán Giá vốn & Công nợ phải trả Nhà cung cấp:
        • Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá gốc ký gửi thỏa thuận với NCC, ví dụ: 8.000.000 VND)
        • Có TK 331: Phải trả cho Nhà cung cấp ký gửi (8.000.000 VND)
    • Ghi giảm ngoại bảng số lượng hàng đã bán:
      • Có TK 002 - Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận ký gửi.

  3. Khi kế toán lập Purchase Invoice & Chi tiền trả NCC:

    • Đối soát công nợ và tất toán:
      • Nợ TK 331: Giảm công nợ phải trả NCC (8.000.000 VND)
      • Có TK 1121: Tiền gửi ngân hàng chi trả (8.000.000 VND)

C. Case Study Thực Tế (Supplier Consignment)​

Bối cảnh: Siêu thị Vicore Mart nhận ký gửi mặt hàng Sữa Milo 180ml (Mã sản phẩm: MILO-180) của nhà cung cấp SUP-NESTLE với giá ký gửi thỏa thuận là 8.000 VND/hộp (chưa VAT). Vicore Mart niêm yết bán lẻ ra thị trường là 10.000 VND/hộp (đã bao gồm VAT 10%).

  • Bước 1: Nhận 1.000 hộp sữa Milo ký gửi nhập vào kho WH-Kygui-Nestle.
    • ERPNext: Tạo phiếu Stock Entry loại Material Receipt. Đơn giá nhập kho khai báo bằng 0 (hoặc giá trị tạm tính nhưng không liên kết định khoản tự động) để chỉ ghi nhận số lượng tồn kho vật lý tại kho ký gửi.
    • Kế toán: Ghi nhận tăng số lượng 1.000 hộp trên TK 002 (Ngoại bảng).
  • Bước 2: Trong tháng, siêu thị bán lẻ được 800 hộp sữa Milo qua quầy thu ngân.
    • ERPNext: Hệ thống xuất hóa đơn bán lẻ POS Invoice hoặc Sales Invoice, xuất kho từ WH-Kygui-Nestle, thu tiền mặt/chuyển khoản từ khách hàng.
    • Hạch toán:
      • Doanh thu: Nợ TK 1111 / Có TK 511 (7.272.727 VND), Có TK 33311 (727.273 VND).
      • Giá vốn & Công nợ: Nợ TK 632 / Có TK 331 (800 hộp x 8.000 VND = 6.400.000 VND).
      • Ghi giảm ngoại bảng: Có TK 002 (800 hộp).
  • Bước 3: Cuối tháng, đối soát lượng bán với Nestle, lập hóa đơn mua hàng đầu vào.
    • ERPNext: Lập Purchase Invoice chọn nhà cung cấp SUP-NESTLE, mặt hàng MILO-180, số lượng 800 hộp, đơn giá mua 8.000 VND/hộp. Gắn tham chiếu đến kho WH-Kygui-Nestle (hệ thống tự đối chiếu và cấn trừ số lượng tạm tính đã bán).

2. Ký Gửi Đầu Ra (Customer/Agent Consignment)​

A. Luồng Nghiệp Vụ & Sơ Đồ Chứng Từ​

Khi doanh nghiệp gửi hàng cho đại lý nhờ bán hộ, hàng hóa được chuyển từ kho tổng sang kho của đại lý (thuộc quyền quản lý vật lý của đại lý nhưng quyền sở hữu vẫn thuộc về doanh nghiệp).

B. Hạch Toán Kế Toán chuẩn VAS Việt Nam​

Nghiệp vụ chuyển hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng được hạch toán theo chế độ kế toán Việt Nam như sau:

  1. Khi xuất kho hàng hóa gửi cho đại lý:

    • Căn cứ vào Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý bán hàng đại lý:
      • Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán (giá vốn thực tế xuất kho)
      • Có TK 156 - Hàng hóa
    • Lưu ý: Ở bước này chưa phát sinh doanh thu và thuế GTGT đầu ra do hàng chưa được tiêu thụ.

  2. Khi nhận được Bảng kê hóa đơn bán ra của đại lý gửi về (xác nhận đã bán được hàng):

    • Kế toán lập Hóa đơn GTGT giao cho đại lý và ghi nhận doanh thu, giá vốn:
      • Hạch toán Doanh thu:
        • Nợ TK 131 - Phải thu của đại lý (Tổng giá trị bán theo giá cam kết ký gửi)
        • Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
        • Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra
      • Hạch toán Giá vốn:
        • Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
        • Có TK 157 - Hàng gửi đi bán (kết chuyển giá trị hàng gửi bán đã tiêu thụ)

  3. Hạch toán Chi phí hoa hồng đại lý phải trả (nếu có thỏa thuận đại lý hưởng hoa hồng):

    • Khoản hoa hồng trả cho đại lý là chi phí bán hàng của doanh nghiệp:
      • Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Chi phí hoa hồng đại lý, chưa VAT)
      • Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu đại lý xuất hóa đơn hoa hồng có VAT)
      • Có TK 131 - Phải thu của đại lý (đối trừ trực tiếp vào số tiền đại lý phải thanh toán) hoặc Có TK 331 (nếu thanh toán riêng).

  4. Khi nhận tiền thanh toán từ đại lý gửi về:

    • Nợ TK 1121 - Tiền gửi ngân hàng (sau khi đại lý đã cấn trừ hoa hồng)
    • Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (đại lý)

C. Case Study Thực Tế (Customer Consignment)​

Bối cảnh: Công ty Cổ phần Vicore Việt Nam gửi ký gửi 500 chiếc áo thun (Mã: TSHIRT-01) sang đại lý siêu thị CUST-AEON bán hộ. Giá vốn xuất kho của chiếc áo là 100.000 VND/chiếc. Giá bán ký gửi cam kết là 150.000 VND/chiếc (chưa VAT 10%). Hoa hồng đại lý được hưởng là 10% trên giá bán chưa VAT.

  • Bước 1: Xuất kho 500 chiếc áo thun chuyển đến kho của đại lý AEON (WH-AEON-Kygui).
    • ERPNext: Tạo phiếu Stock Entry loại Material Transfer. Kho nguồn: WH-KhoTong, Kho đích: WH-AEON-Kygui. Số lượng 500 cái.
    • Kế toán: Ghi sổ định khoản: Nợ TK 157 / Có TK 156: 50.000.000 VND (500 cái x 100.000 VND).
  • Bước 2: Cuối tháng, AEON gửi Bảng kê tiêu thụ báo cáo đã bán được 300 chiếc áo.
    • ERPNext: Lập phiếu Sales Invoice chọn khách hàng CUST-AEON, kho xuất là WH-AEON-Kygui, mặt hàng TSHIRT-01, số lượng 300 cái, đơn giá bán 150.000 VND/chiếc.
    • Hạch toán doanh thu & giá vốn:
      • Doanh thu: Nợ TK 131 (AEON) / Có TK 511 (45.000.000 VND), Có TK 33311 (4.500.000 VND). Tổng công nợ thu AEON là 49.500.000 VND.
      • Giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 157: 30.000.000 VND (300 cái x 100.000 VND). Tồn kho TK 157 giảm còn 20.000.000 VND (tương đương 200 chiếc còn tồn tại kho AEON).
  • Bước 3: AEON xuất hóa đơn hoa hồng bán hàng cho Vicore (10% x 45.000.000 VND = 4.500.000 VND, thuế VAT dịch vụ hoa hồng là 10% = 450.000 VND).
    • ERPNext: Lập phiếu Purchase Invoice cho nhà cung cấp dịch vụ AEON-Service giá trị dịch vụ hoa hồng.
    • Hạch toán chi phí: Nợ TK 641 (4.500.000 VND), Nợ TK 1331 (450.000 VND) / Có TK 131 ( AEON) (4.950.000 VND).
  • Bước 4: AEON chuyển khoản thanh toán phần tiền còn lại sau khi trừ hoa hồng.
    • ERPNext: Lập Payment Entry loại Receive thu tiền từ AEON số tiền: 49.500.000 VND - 4.950.000 VND = 44.550.000 VND. Đối trừ hóa đơn bán hàng ở Bước 2.

3. Checklist Phê Duyệt Nghiệp Vụ (Pre-Submission Checklist)​

Trước khi người dùng hoặc kiểm soát viên bấm Submit các chứng từ ký gửi, bắt buộc phải soát xét các hạng mục sau:

  • Kho nguồn và Kho đích chính xác: Đảm bảo chứng từ chuyển hàng gửi ký gửi (Stock Entry - Material Transfer) chọn đúng kho đích là kho của Đại lý cụ thể, tránh nhầm lẫn hàng tồn giữa các đại lý khác nhau.
  • Định cấu hình tài khoản kế toán kho ký gửi: Kho ký gửi đầu ra phải được cấu hình định khoản thông qua tài khoản 157 (Hàng gửi đi bán) thay vì tài khoản kho thông thường 156. Kho ký gửi đầu vào phải là kho phi tài chính (không định khoản sổ cái khi chuyển dịch vật lý).
  • Đối soát bảng kê tiêu thụ định kỳ: Khi lập Sales Invoice cho đại lý ký gửi đầu ra, phải khớp chính xác số lượng tiêu thụ trên Bảng kê có chữ ký xác nhận của đại lý.
  • Tách biệt hóa đơn hoa hồng: Đảm bảo hạch toán hoa hồng đại lý đúng tài khoản chi phí bán hàng (641) và đối trừ công nợ của hóa đơn bán gốc chính xác để tránh treo công nợ ảo của khách hàng đại lý.
  • Kiểm kê thực tế kho đại lý: Định kỳ (hàng tháng/quý) thủ kho hoặc kiểm soát viên phải đối chiếu số lượng tồn kho trên hệ thống tại kho đại lý (WH-Agent-Kygui) với biên bản kiểm kê thực tế tại cửa hàng của đại lý.