Chuyển tới nội dung chính

Phân Bổ Chi Phí Sản Xuất Chung (Overhead Cost)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Chi phí nguyên liệu và nhân công trực tiếp rất dễ tính. Nhưng hóa đơn tiền điện 50 triệu/tháng, tiền thuê xưởng 100 triệu, và tiền lương của Quản đốc xưởng thì phân bổ thế nào cho 10.000 sản phẩm A và 5.000 sản phẩm B? Nếu không chia đều được số tiền này vào giá thành từng sản phẩm, báo cáo Lãi/Lỗ của doanh nghiệp sẽ bị sai lệch nghiêm trọng.

Bài học này giúp kế toán xử lý loại chi phí hóc búa nhất: Overhead Cost (Chi phí sản xuất chung - Tài khoản 627).

1. Phân Bổ Cố Định Bằng BOM (Dự Kiến)​

Nếu doanh nghiệp có dữ liệu lịch sử ổn định, kế toán có thể dự tính được tỷ lệ chi phí chung cho mỗi sản phẩm.

Trong ERPNext, ngay tại giao diện khai báo BOM, bạn có thể thiết lập thêm bảng Operating Costs nhưng đánh dấu nó là chi phí gián tiếp:

  • Ví dụ 1: Chi phí điện nước = Phân bổ cố định 5.000đ cho mỗi sản phẩm.
  • Ví dụ 2: Chi phí quản lý xưởng = 2% dựa trên tổng giá trị nguyên vật liệu tiêu hao.

Khi Lệnh sản xuất (Work Order) hoàn thành, hệ thống sẽ tự động đắp thêm các khoản tiền nhỏ lẻ này vào Nguyên giá (Valuation Rate) của thành phẩm. Cách này nhanh gọn, tự động, nhưng độ chính xác phụ thuộc vào kinh nghiệm ước lượng của Kế toán trưởng.

2. Phân Bổ Thực Tế Bằng Landed Cost (Cuối Tháng)​

Đây là phương pháp kế toán chuẩn mực nhất. Cuối tháng, khi công ty nhận được cục hóa đơn tiền điện và tiền thuê xưởng khổng lồ, kế toán mới bắt đầu tiến hành "chia bánh".

Sử dụng Landed Cost Voucher:​

  1. Tập hợp chi phí: Kế toán tạo các Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) ghi nhận tiền điện 50 triệu và tiền thuê xưởng 100 triệu.
  2. Tạo phiếu phân bổ (Landed Cost Voucher):
    • Bạn kéo danh sách tất cả các Lệnh sản xuất (Work Order) hoặc Phiếu nhập kho (Manufacture) đã hoàn thành trong tháng đó vào bảng.
    • Bạn nhập tổng số tiền chi phí chung cần phân bổ: 150.000.000đ.
  3. Lựa chọn Tiêu thức phân bổ (Distribute By):
    • Qty (Số lượng): Chia đều 150 triệu cho tổng số lượng sản phẩm làm ra. Phù hợp nếu nhà xưởng chỉ làm 1 loại sản phẩm duy nhất.
    • Amount (Giá trị): Sản phẩm nào tốn nhiều tiền vật tư hơn sẽ phải gánh phần tiền điện nhiều hơn. Phù hợp nếu xưởng làm chung cả sản phẩm giá rẻ và hàng cao cấp.
  4. Hệ thống thực thi: Khi bạn bấm Submit, ERPNext sẽ chạy ngầm thuật toán, truy xuất vào từng tờ Phiếu nhập kho trong tháng, sửa lại Nguyên giá (Valuation Rate) của từng mặt hàng, cộng thêm phần chi phí Overhead vừa được phân bổ.

Quy trình này đảm bảo giá trị hàng tồn kho trên Bảng Cân đối kế toán (Balance Sheet) luôn phản ánh chính xác số tiền thực tế công ty đã "đổ" vào sản phẩm.