Chuyển tới nội dung chính

Quy Trình Gia Công Ngoài (Subcontracting)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Trong chuỗi cung ứng ngành F&B, đôi khi doanh nghiệp phải thuê ngoài một công đoạn chế biến hoặc đóng gói. Ví dụ, vào mùa cao điểm cận Tết, dây chuyền chiết rót đóng chai TSCD-LINE-01 của Vicore F&B bị quá tải công suất. Công ty quyết định xuất bán thành phẩm nước chanh (BTP-LEMON-JUICE), chai nhựa (NVL-CHAINHUA) và nhãn mác (NVL-NHANMAC) gửi sang một nhà máy đối tác để thuê họ chiết rót đóng chai hoàn thiện.

Làm thế nào để hệ thống kiểm soát chính xác lượng nguyên vật liệu đã xuất gửi đi gia công, tránh thất thoát tài sản, đồng thời cộng gộp cả tiền công thuê gia công vào giá thành sản xuất của thành phẩm nước chanh đóng chai cuối cùng? Bài học này hướng dẫn thiết lập kỹ thuật và hạch toán quy trình Gia công ngoài (Subcontracting) chuẩn VAS trên ERPNext.

1. Cấu Hình Danh Mục Kỹ Thuật Cho Gia Công Ngoài​

Khác với quy trình mua hàng thương mại thông thường, Gia công ngoài yêu cầu ERPNext phải hiểu mối liên kết định mức giữa nguyên vật liệu gửi đi và thành phẩm nhận về.

Các bước thiết lập trên ERPNext:​

  1. Item dịch vụ gia công (Subcontracting Service Item): Tạo một mã hàng phi vật lý đại diện cho tiền công chiết rót (ví dụ: DV-GIA-CONG-CHIET-ROT, đơn vị tính: Chai). Mã này được đánh dấu Is Service Item = Yes (không quản lý tồn kho).
  2. Định mức BOM Gia công: Tạo một BOM cho thành phẩm Nước ép chanh đóng chai (TP-LEMON), tích chọn ô Is Subcontracting (Sản xuất thầu phụ). Trong BOM này khai báo:
    • Vật tư gửi đi: BTP-LEMON-JUICE (0.1 Lít), NVL-CHAINHUA (1 cái), NVL-NHANMAC (1 cái).
    • Dịch vụ gia công đi kèm: Nhúng mã dịch vụ DV-GIA-CONG-CHIET-ROT vào BOM.
  3. Kho Nhà cung cấp (Supplier Warehouse): Tạo một kho ảo đại diện cho khu vực sản xuất của đối tác gia công (ví dụ: WH-GIA-CONG-SUPPLIER), thuộc loại kho trung chuyển dở dang ngoài công ty để dễ dàng kiểm kho tài sản gửi đi.

2. Quy Trình Cấp Phát Vật Tư Đi Gia Công​

Khi có nhu cầu thuê ngoài, phòng Kế hoạch phối hợp với phòng Mua hàng thực hiện quy trình cấp phát:

Bước 1: Tạo Đơn Gia công (Subcontracting Order)​

Phòng Mua hàng lập phiếu Subcontracting Order (hoặc Purchase Order tích chọn Is Subcontracting).

  • Supplier: Chọn Nhà máy gia công thầu phụ Tân Uyên.
  • Item: Chọn mã thành phẩm cần nhận về TP-LEMON, số lượng 10.000 chai, đơn giá tiền công gia công là 1.500 VND / chai.
  • Hệ thống tự động hiển thị bảng nguyên vật liệu cần cấp phát dựa trên định mức BOM gia công đã cấu hình.

Bước 2: Xuất kho nguyên vật liệu đi gia công (Material Transfer)​

Thủ kho mở đơn gia công, bấm Transfer ➔ Material to Supplier.

  • ERPNext sinh phiếu xuất kho (Stock Entry loại Send to Subcontractor).
  • Khi duyệt phiếu, số lượng 1.000 lít nước chanh, 10.000 chai nhựa và 10.000 nhãn mác sẽ được giảm trừ tại tổng kho Bình Dương và tăng tồn kho tương ứng tại Kho Nhà cung cấp (WH-GIA-CONG-SUPPLIER).
  • Hạch toán kế toán theo VAS (Định khoản chuyển kho dở dang ngoài):
    • Chuyển nguyên vật liệu sang kho gia công:
      • Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Chi tiết Kho gia công ngoài)
      • Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Trị giá Chai nhựa, Nhãn mác)
      • Có TK 155 - Thành phẩm (Trị giá Bán thành phẩm nước chanh xuất đi)

3. Nhận Thành Phẩm Gia Công & Tính Giá Thành (Purchase Receipt)​

Khi đối tác bàn giao lại thành phẩm nước ép chanh hoàn chỉnh:

  1. Kế toán kho lập phiếu Purchase Receipt (Phiếu nhận hàng gia công) dựa trên Đơn gia công ban đầu.
  2. Cơ chế Backflush tự động của ERPNext thực hiện ghi nhận:
    • Nhập kho 10.000 chai nước ép chanh TP-LEMON vào Kho thành phẩm Bình Dương.
    • Tự động trừ lùi nguyên vật liệu dở dang tại Kho Nhà cung cấp (WH-GIA-CONG-SUPPLIER).
  3. Hạch toán kết chuyển giá thành sản phẩm gia công theo VAS:
    • Ghi nhận chi phí tiền công gia công (căn cứ Hóa đơn mua dịch vụ Purchase Invoice):
      • Nợ TK 154 (Chi tiết gia công ngoài): 15.000.000 VND (10.000 chai x 1.500 VND/chai tiền công)
      • Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có): 1.500.000 VND
      • Có TK 331 - Phải trả người bán (Nhà gia công thầu phụ): 16.500.000 VND
    • Kết chuyển giá thành nhập kho thành phẩm hoàn thành (gồm Giá trị NVL tiêu hao + Tiền công gia công):
      • Nợ TK 155 - Thành phẩm (TP-LEMON): Trị giá thực tế nhập kho
      • Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Kết chuyển tổng chi phí dở dang của mẻ gia công ngoài)

Quy trình khép kín này giúp Vicore F&B kiểm soát chặt chẽ hao hụt nguyên vật liệu đắt tiền tại kho của đối tác thầu phụ, đồng thời đảm bảo giá trị thành phẩm nhập kho phản ánh chính xác cấu thành giá vốn thực tế của doanh nghiệp.