Chuyển tới nội dung chính

Quy Trình Gia Công Ngoài (Subcontracting)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Trong chuỗi cung ứng hiện đại, rất hiếm công ty tự làm từ A đến Z. Bạn sản xuất ra chiếc Khung xe đạp bằng sắt, nhưng bạn không có Lò sơn tĩnh điện, bạn phải thuê một Xưởng A bên ngoài sơn giúp, và bạn cấp sẵn sơn cho họ. Vấn đề là: Làm sao để kế toán không quên trừ kho lượng Sơn đã gửi đi? Và làm sao để đắp tiền công sơn vào giá thành của chiếc Khung xe thành phẩm?

Bài học này giúp quản trị trọn vẹn luồng xuất - nhập và hạch toán tài chính của quy trình Gia Công Ngoài (Subcontracting).

1. Cấu Hình Sản Phẩm Gia Công​

Khác với quy trình Mua hàng thông thường, Gia công ngoài yêu cầu hệ thống phải hiểu mối liên kết giữa Thành Phẩm và Vật Tư.

  1. Thành Phẩm: Tạo mã sản phẩm "Khung xe đã sơn".
  2. Vật Tư Cấp Phát: Có mã "Khung thô" và "Nước sơn".
  3. BOM Gia công: Khai báo một BOM cho "Khung xe đã sơn". Ở trong BOM, đánh dấu tùy chọn Is Subcontracting để hệ thống biết đây là công thức dành cho bên thứ ba làm.
  4. Nhà Cung Cấp (Supplier): Đánh dấu đối tác Xưởng A là một "Subcontractor" (Đơn vị nhận gia công).

2. Phát Hành Đơn Gia Công & Xuất Vật Tư​

Tạo Đơn Gia Công (Subcontracting Order):​

Thay vì tạo Work Order cho công nhân xưởng nhà, bạn tạo Subcontracting Order (hoặc Purchase Order tích chọn Is Subcontracting) gửi cho Xưởng A, yêu cầu gia công 100 Khung xe đã sơn với đơn giá tiền công là 50.000đ/cái.

Chuyển kho vật tư (Material Transfer):​

Xưởng A gọi điện báo: "Mang khung thô và sơn sang đây". Thủ kho công ty bạn sẽ mở Đơn gia công và bấm Transfer Material (Chuyển vật tư).

  • Hệ thống sinh phiếu xuất kho: Giảm tồn kho "Khung thô" và "Sơn" tại Kho Công Ty, tăng tồn kho ở "Kho Nhà Cung Cấp" (Đây là một kho ảo trên hệ thống ERP để Kế toán theo dõi lượng tài sản đang nằm ở bên ngoài công ty).

3. Nhận Thành Phẩm & Tính Giá Thành (Purchase Receipt)​

Một tuần sau, Xưởng A chở 100 chiếc "Khung xe đã sơn" sang trả lại công ty bạn.

Quy trình Nhận hàng:​

Kế toán kho tạo chứng từ Purchase Receipt (Phiếu nhận hàng gia công). Tại đây, ERPNext tự động kích hoạt cỗ máy tính giá kép (Backflush):

  1. Hệ thống nhập kho 100 "Khung xe đã sơn" vào Kho Thành Phẩm của công ty.
  2. Đồng thời, tự động truy cập vào "Kho Nhà Cung Cấp", trừ đi số lượng "Khung thô" và "Sơn" tương ứng.

Phép màu Tính Giá Thành:​

Bút toán kế toán được sinh ra hoàn toàn tự động để định giá chiếc Khung xe đã sơn:

  • Giá trị vật tư (Khung thô + Sơn): Ví dụ 200.000đ.
  • Tiền công gia công (Subcontracting Cost): 50.000đ. → Hệ thống tự động gộp hai khoản này lại, và ghi nhận Nguyên giá (Valuation Rate) của chiếc "Khung xe đã sơn" nhập kho là 250.000đ.

Kế toán hoàn toàn không phải cộng trừ nhân chia bằng tay hay làm bút toán ngoại bảng. Mọi thứ được khóa chặt chẽ trong một vòng lặp kín không thể thất thoát tài sản!