Chuyển tới nội dung chính

Lệnh Sản Xuất & Chuyển Kho Vật Tư (Work Order)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Khi vật tư đã mua về đầy đủ, khâu tiếp theo là xuất nguyên liệu từ Kho chính giao cho Xưởng sản xuất. Nếu không có cơ chế chuyển kho rõ ràng, thất thoát sẽ xảy ra và kế toán không thể biết nguyên liệu hụt đi là do sản xuất hao hụt hay do ăn cắp.

Bài học này điều phối dòng chảy vật tư từ Kho Nguyên Liệu vào Xưởng, và quá trình nhập kho Thành Phẩm.

1. Khởi Tạo Lệnh Sản Xuất (Work Order)​

Work Order (Lệnh Sản Xuất) là tờ lệnh chính thức giao cho một Phân xưởng cụ thể bắt đầu tiến hành làm hàng. Nó có thể được tạo tự động từ Production Plan (như bài trước) hoặc tạo tay thủ công.

Các thông số cốt lõi của Work Order:​

  • Item to Manufacture: Thành phẩm cần làm (Xe đạp).
  • Quantity: Số lượng (100 chiếc).
  • Source Warehouse: Kho nguyên liệu (Ví dụ: Kho Vật tư chính).
  • WIP Warehouse: Kho Bán Thành Phẩm (Work In Progress). Đây là kho ảo đại diện cho mặt bằng xưởng sản xuất, dùng để chứa vật tư đang thi công dở dang.
  • Target Warehouse: Kho Thành Phẩm (Nơi sẽ cất 100 chiếc xe đạp khi làm xong).

2. Quy Trình Cấp Phát Vật Tư (Material Transfer)​

Trước khi công nhân chạy máy, thủ kho phải xuất nguyên liệu giao cho xưởng.

Từ Work Order, thủ kho bấm nút Start và chọn Material Transfer for Manufacture (Chuyển kho để sản xuất).

  • Hệ thống tự động liệt kê toàn bộ số lượng ốc vít, bánh xe, khung xe dựa trên BOM.
  • Khi chứng từ Stock Entry này được Submit, tồn kho tại "Kho Vật tư chính" giảm xuống, và tồn kho tại "WIP Warehouse" (Nhà xưởng) tăng lên tương ứng.
  • Lúc này, vật tư thuộc trách nhiệm bảo quản của Quản đốc xưởng.

3. Quy Trình Nhập Kho Thành Phẩm (Manufacture)​

Sau vài ngày thi công, Quản đốc xưởng báo cáo: "Đã hoàn thành 100 chiếc Xe đạp".

Từ Work Order, Kế toán kho tạo chứng từ Manufacture (Nhập kho Thành Phẩm).

  • Cỗ máy Backflush (Trừ lùi tự động) của ERPNext sẽ kích hoạt.
  • Hệ thống tự động làm một phép tính kép:
    1. Nhập kho (Dấu cộng): Tăng 100 chiếc Xe đạp vào "Kho Thành Phẩm".
    2. Xuất kho (Dấu trừ): Xóa toàn bộ số lượng ốc vít, bánh xe, khung xe tương ứng ra khỏi "WIP Warehouse" (Nhà xưởng).
  • Hệ thống tự động sinh bút toán kế toán chuyển đổi giá trị từ Tài khoản 154 (Chi phí dở dang) sang Tài khoản 155 (Thành phẩm).

Quản lý Hao hụt thực tế​

Rất ít khi sản xuất đạt độ chính xác 100% như BOM. Nếu BOM quy định làm 100 xe đạp cần 200 bánh xe, nhưng thực tế công nhân làm rách mất 2 cái lốp, họ phải báo cáo tiêu hao 202 bánh xe. Trong phiếu Manufacture, thủ kho có quyền sửa lại số lượng vật tư tiêu thụ thực tế thành 202 để hệ thống tính lại giá thành xe đạp (Giá thành chiếc xe đạp lúc này sẽ gánh thêm chi phí của 2 chiếc lốp bị hỏng).

Quy trình này đảm bảo số lượng tồn kho trên phần mềm và sổ sách kế toán luôn minh bạch, chính xác tuyệt đối theo thời gian thực.