Chuyển tới nội dung chính

Lệnh Sản Xuất & Chuyển Kho Vật Tư (Work Order)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Khi nguyên vật liệu đã được mua về đầy đủ, khâu tiếp theo là xuất nguyên liệu từ Kho chính bàn giao cho Phân xưởng sản xuất. Nếu không có cơ chế chuyển kho rõ ràng và đối chiếu chứng từ nghiêm ngặt, tình trạng thất thoát vật tư sẽ xảy ra và kế toán không thể xác định lượng nguyên liệu hao hụt là do hao hụt công nghệ hay do quản lý lỏng lẻo.

Bài học này hướng dẫn quy trình luân chuyển chứng từ Lệnh sản xuất (Work Order), điều phối dòng chảy vật tư từ Kho nguyên vật liệu vào Phân xưởng sản xuất, và nhập kho Thành phẩm theo đúng chế độ kế toán VAS.

1. Khởi Tạo Lệnh Sản Xuất (Work Order)​

Work Order (Lệnh sản xuất) là chứng từ pháp lý và kỹ thuật giao cho phân xưởng bắt đầu tiến hành sản xuất sản phẩm. Lệnh sản xuất có thể được tạo tự động từ Kế hoạch sản xuất (Production Plan) hoặc lập thủ công từ phòng Kế hoạch.

Các thông số cốt lõi của Work Order:​

  • Item to Manufacture: Thành phẩm hoặc bán thành phẩm cần chế biến (ví dụ: Nước ép chanh đóng chai TP-LEMON).
  • Quantity: Số lượng yêu cầu (ví dụ: 10.000 chai).
  • Source Warehouse: Kho cung cấp nguyên vật liệu (ví dụ: Kho nguyên vật liệu Bình Dương WH-NVL-BD).
  • WIP Warehouse (Work In Progress): Kho sản xuất dở dang Bình Dương (WH-WIP-BD). Đây là kho ảo trên hệ thống đại diện cho khu vực sản xuất tại phân xưởng, dùng để chứa vật tư đang trong quá trình chế biến dở dang.
  • Target Warehouse: Kho nhận sản phẩm hoàn thành (ví dụ: Kho thành phẩm Bình Dương WH-TP-BD).

Vòng đời trạng thái (Status Lifecycle) của Work Order:​

Draft ➔ Submitted (Ready for Production) ➔ In Progress ➔ Completed

2. Quy Trình Cấp Phát Vật Tư (Material Transfer)​

Trước khi công nhân chạy máy chiết rót, thủ kho phải thực hiện xuất kho nguyên vật liệu bàn giao cho tổ trưởng sản xuất.

  1. Từ màn hình Lệnh sản xuất (Work Order), bấm nút Start và chọn Material Transfer for Manufacture (Chuyển kho để sản xuất).
  2. ERPNext tự động điền danh sách các vật tư cần xuất dựa theo định mức BOM nhân với số lượng sản xuất (ví dụ: Chai nhựa rỗng, nhãn mác, nước chanh bán thành phẩm).
  3. Khi chứng từ phiếu chuyển kho (Stock Entry loại Material Transfer) được duyệt (Submit):
    • Tồn kho tại Kho nguyên vật liệu (WH-NVL-BD) giảm xuống.
    • Tồn kho tại Kho sản xuất dở dang (WH-WIP-BD) tăng lên tương ứng.
    • Hạch toán kế toán chuẩn VAS:
      • Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
      • Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Trị giá nguyên vật liệu xuất kho) (Nếu doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 200, cuối kỳ sẽ kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp từ TK 621 sang TK 154).

3. Quy Trình Nhập Kho Thành Phẩm (Manufacture)​

Sau khi phân xưởng hoàn tất công đoạn đóng chai và dán nhãn mác, bộ phận Kế toán kho lập phiếu nhập kho thành phẩm.

  1. Từ Lệnh sản xuất (Work Order), chọn tạo chứng từ Stock Entry loại Manufacture (Nhập kho thành phẩm).
  2. Cơ chế Backflush (Trừ lùi tự động) của ERPNext sẽ kích hoạt song song:
    • Tăng tồn kho thành phẩm: Cộng thêm 10.000 chai nước ép chanh TP-LEMON vào Kho thành phẩm Bình Dương (WH-TP-BD).
    • Trừ kho dở dang: Hệ thống tự động trừ toàn bộ số chai nhựa, nhãn mác, nước chanh bán thành phẩm tương ứng ra khỏi Kho dở dang (WH-WIP-BD).
  3. Hạch toán kế toán kết chuyển giá thành chuẩn VAS:
    • Nợ TK 155 - Thành phẩm (Nước ép chanh đóng chai)
    • Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (Kết chuyển giá thành sản xuất thực tế của mẻ nước ép)

4. Quản Lý Hao Hụt Vật Tư Thực Tế​

Trong thực tế sản xuất F&B, số lượng tiêu hao nguyên vật liệu thực tế thường có độ lệch so với định mức lý thuyết trong BOM.

  • Ví dụ: BOM quy định sản xuất 10.000 chai nước ép cần 10.000 chai nhựa rỗng và 10.000 nhãn mác. Tuy nhiên, quá trình chạy máy chiết rót TSCD-LINE-01 bị kẹt nhãn mác làm rách 20 nhãn và móp méo 15 chai nhựa.
  • Xử lý trên hệ thống: Khi lập phiếu nhập kho thành phẩm (Stock Entry loại Manufacture), thủ kho hoặc kế toán kho có quyền chỉnh sửa cột số lượng tiêu thụ thực tế của chai nhựa thành 10.015 cái và nhãn mác thành 10.020 cái.
  • Tác động giá thành: ERPNext sẽ tính giá vốn mẻ sản xuất dựa trên số lượng tiêu thụ thực tế. Giá trị của 15 vỏ chai và 20 nhãn mác hỏng sẽ được cộng dồn trực tiếp làm tăng đơn giá giá thành của 10.000 chai nước ép chanh nhập kho, đảm bảo phản ánh chính xác chi phí sản xuất thực tế tại xưởng.