Chuyển tới nội dung chính

Chấm Công Dự Án & Xuất Hóa Đơn (Timesheet & Invoicing)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Một sai lầm của nhiều công ty dịch vụ là trả lương cứng cho nhân viên nhưng không đo lường được nhân viên đó đã cống hiến bao nhiêu giờ cho dự án nào. Hậu quả là có những dự án thu tiền khách hàng rất ít nhưng lại tiêu tốn quá nhiều giờ làm của nhân sự cấp cao, dẫn đến dự án bị lỗ mà sếp không hề hay biết.

Bài học này giúp bạn triển khai quy trình chấm công theo dự án (Timesheet), chuyển đổi "chất xám" thành "tiền" để xuất hóa đơn dịch vụ (Invoicing), và tự động đo lường biên lợi nhuận của từng dự án.

1. Bản Chất Của "Billable" vs "Non-Billable" Hours​

Khi nhân viên công nghệ làm việc 8 tiếng/ngày, số giờ đó được phân loại thành:

  • Billable Hours (Giờ có thể tính tiền): Thời gian trực tiếp tạo ra giá trị cho khách hàng (ví dụ: Lập trình tính năng, Tư vấn khách hàng, Thiết kế bản vẽ). Khách hàng sẽ phải trả tiền cho những giờ này.
  • Non-Billable Hours (Giờ nội bộ): Thời gian học việc, họp nội bộ công ty, nghỉ trưa... Công ty phải trả lương cho nhân viên nhưng không thể lấy khoản này để thu tiền khách hàng.

Cấu hình Bảng giá giờ (Hourly Rates):​

CFO cần thiết lập hai mức giá cho mỗi loại công việc (Activity Type) hoặc cho mỗi nhân sự cụ thể (Employee):

  1. Costing Rate (Giá vốn): Chi phí công ty phải trả cho nhân sự (Lương + Phúc lợi / Số giờ làm). Ví dụ: 100.000đ/giờ.
  2. Billing Rate (Giá bán): Số tiền công ty sẽ "charge" (thu) của khách hàng. Ví dụ: 500.000đ/giờ.

2. Quy Trình Chấm Công Dự Án (Timesheet)​

Hàng ngày hoặc hàng tuần, nhân sự dự án phải vào ERPNext tạo một Timesheet:

  1. Employee: Tên nhân viên.
  2. Trong bảng Time Logs:
    • Activity Type: Loại công việc (ví dụ: Lập trình, Thiết kế UI).
    • Project & Task: Liên kết thẳng vào dự án và nhiệm vụ cụ thể mà nhân viên đang làm.
    • From Time / To Time: Hệ thống tự động tính ra số giờ làm việc thực tế (ví dụ: 4 giờ).
    • Is Billable: Đánh dấu chọn nếu giờ này khách hàng phải trả tiền.

Hệ thống tự động tính toán tài chính ngầm:

  • Costing Amount = 4 giờ x 100.000đ = 400.000đ (Chi phí dự án tăng thêm).
  • Billing Amount = 4 giờ x 500.000đ = 2.000.000đ (Doanh thu tiềm năng).

3. Tự Động Hóa Xuất Hóa Đơn Dịch Vụ (Invoicing)​

Đến cuối tháng, Kế toán không cần phải đi hỏi từng nhân sự xem họ đã làm bao nhiêu giờ. Tất cả đã nằm gọn trong dữ liệu Timesheet.

Cách tự động lập hóa đơn (Sales Invoice):​

  1. Tạo mới Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng), chọn Khách hàng của dự án.
  2. Tại phần Timesheet, bấm chọn nút Fetch Timesheets (Lấy dữ liệu chấm công).
  3. Lọc theo Tên dự án và khoảng thời gian (ví dụ: Tháng 1).
  4. Phép thuật xảy ra: ERPNext sẽ tự động gom toàn bộ các dòng Billable chưa được xuất hóa đơn của tất cả nhân sự trong dự án đó, gộp lại thành các dòng doanh thu dịch vụ trên hóa đơn.

Nhờ quy trình này, công ty sẽ không bao giờ bỏ sót (quên thu tiền) bất kỳ một giờ làm việc tư vấn nào của nhân sự.

4. Đo Lường Biên Lợi Nhuận Dự Án (Project Profitability)​

Bây giờ, sếp muốn biết: "Dự án A này công ty ta lãi bao nhiêu tiền?"

Trong ERPNext, màn hình tổng quan của Project sẽ cung cấp ngay một Dashboard tài chính tự động (Project P&L):

Phân tích số liệu:​

  • Estimated Cost: Ngân sách dự kiến ban đầu (ví dụ: 50.000.000đ).
  • Actual Cost: Hệ thống tự động cộng dồn tất cả các Costing Amount từ Timesheet + Chi phí mua vật tư dự án (nếu có) (ví dụ: 30.000.000đ).
  • Billed Amount: Doanh thu thực tế đã xuất hóa đơn cho khách (ví dụ: 80.000.000đ).
  • Gross Margin (Biên lợi nhuận gộp): 80.000.000đ - 30.000.000đ = 50.000.000đ (Lãi ròng).

Nếu Actual Cost vượt quá Estimated Cost, biểu đồ thanh trạng thái (Progress Bar) sẽ chuyển sang màu đỏ báo động, nhắc nhở Project Manager cần cắt giảm nhân sự hoặc điều chỉnh lại tiến độ để cứu vãn dự án.