Chuyển tới nội dung chính

Kiểm Định Chất Lượng KCS (Quality Inspection)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Trong ngành sản xuất thực phẩm và đồ uống (F&B), kiểm soát chất lượng (QC/KCS) là khâu sống còn quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Việc thả lỏng kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào (ví dụ: đường cát bị ẩm mốc) sẽ phá hỏng toàn bộ lô nước ép chanh trong dây chuyền. Ngược lại, nếu thả lỏng khâu xuất kho đầu ra, sản phẩm lỗi vị hoặc móp méo giao cho siêu thị WinMart sẽ làm sụt giảm uy tín thương hiệu nghiêm trọng.

Bài học này hướng dẫn cấu hình "Trạm gác KCS" tự động trên ERPNext cho Vicore F&B: Tự động chặn đứng các giao dịch nhập kho hoặc xuất kho nếu lô hàng chưa trải qua lấy mẫu kiểm nghiệm và được phê duyệt đạt chuẩn chất lượng.

1. Thiết Lập Tiêu Chuẩn Kiểm Định (Quality Inspection Template)​

Để nhân viên phòng kiểm nghiệm (KCS) tiến hành đánh giá thống nhất, doanh nghiệp cấu hình sẵn các Quality Inspection Template (Mẫu kiểm định) cho từng loại nguyên vật liệu và thành phẩm.

A. Mẫu kiểm định Đường cát tinh luyện (NVL-DUONG):​

  • Chỉ tiêu 1 (Đo lường): Độ ẩm. Tiêu chuẩn: ≤ 0.05%.
  • Chỉ tiêu 2 (Đo lường): Độ tinh khiết (Độ Pol). Tiêu chuẩn: ≥ 99.8 độ.
  • Chỉ tiêu 3 (Thuộc tính): Màu sắc. Tiêu chuẩn: Trắng óng ánh (Trạng thái: Đạt/Không đạt).

B. Mẫu kiểm định Nước ép chanh đóng chai (TP-LEMON):​

  • Chỉ tiêu 1 (Đo lường): Độ pH (Độ chua). Tiêu chuẩn: 2.80 - 3.20.
  • Chỉ tiêu 2 (Thuộc tính): Quy cách đóng chai. Tiêu chuẩn: Chai không móp méo, nắp chai chặt khít và phẳng phiu.

2. Trạm Gác Đầu Vào: KCS Nhập Kho Nguyên Vật Liệu (Inbound)​

Khi nhà cung cấp Đường Biên Hòa chở hàng đến cổng nhà máy Bình Dương, Thủ kho thực hiện lập phiếu Purchase Receipt (Phiếu nhập kho mua hàng).

Bước 1: Thủ kho tạo phiếu nhập hàng tạm thời​

Thủ kho tạo phiếu Purchase Receipt. Vì mặt hàng NVL-DUONG đã được cài đặt bắt buộc phải qua kiểm định chất lượng (ô check Inspection Required được tích chọn trên Item master), ERPNext sẽ chặn cứng không cho phép Submit chứng từ. Số hàng thực tế được chuyển tạm thời vào kho cách ly (Transit Warehouse).

Bước 2: Nhân viên KCS lấy mẫu và ghi nhận kết quả (Quality Inspection)​

Thủ kho bấm nút Make Quality Inspection trên phiếu nhập kho để yêu cầu đội kiểm nghiệm đến làm việc.

  • Nhân viên KCS lấy mẫu thử (ví dụ: Lô hàng 10 tấn lấy mẫu 5 túi đường nhỏ - Sample Size = 5).
  • Thực hiện đo đạc bằng thiết bị thí nghiệm và nhập kết quả thực tế vào phiếu Quality Inspection:
    • Độ ẩm thực tế: 0.04% (➔ Accepted vì nằm trong dải ≤ 0.05%).
    • Độ tinh khiết: 99.85 độ Pol (➔ Accepted vì ≥ 99.8 độ Pol).
    • Màu sắc: Trắng óng ánh (➔ Accepted).

Bước 3: Hoàn tất nhập kho​

Vì toàn bộ các chỉ tiêu đều đạt chuẩn, nhân viên KCS duyệt phiếu ở trạng thái Accepted. Lúc này, hệ thống mở khóa quyền Submit của phiếu Purchase Receipt. Thủ kho bấm Submit để chính thức ghi nhận số lượng đường cát vào kho nguyên vật liệu chính và hạch toán công nợ mua hàng.

3. Trạm Gác Đầu Ra: KCS Xuất Kho Thành Phẩm (Outbound)​

Quy trình kiểm định đầu ra tương tự được áp dụng khi xuất kho nước ép chanh TP-LEMON giao cho chuỗi siêu thị WinMart.

  1. Kế toán bán hàng lập phiếu Delivery Note (Phiếu xuất kho bán hàng) cho WinMart.
  2. Hệ thống tự động kích hoạt yêu cầu kiểm định KCS trước khi bốc hàng lên xe tải lạnh.
  3. Nhân viên KCS tạo phiếu Quality Inspection, kiểm tra độ pH của lô nước ép và kiểm định cảm quan quy cách đóng chai không móp méo cổ chai.
  4. Khi KCS bấm xác nhận Accepted trên hệ thống, phiếu Delivery Note mới được phép Submit để in ra làm chứng từ hợp lệ cho xe tải lăn bánh rời nhà máy.
Xử Lý Khi KCS Không Đạt (Rejected)

Nếu kết quả đo đạc phát sinh lỗi (ví dụ độ pH nước ép chanh đạt 3.5 - không đủ độ chua theo quy chuẩn), hệ thống tự động khóa phiếu xuất kho. Lô hàng lỗi bắt buộc phải chuyển sang Kho hàng lỗi cách ly (WH-TP-REJECTED-BD) để thực hiện quy trình xử lý hàng hỏng (CAPA).