Chuyển tới nội dung chính

Kiểm Định Chất Lượng KCS (Quality Inspection)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Trong sản xuất và phân phối, việc thả lỏng kiểm soát chất lượng ở khâu nhập kho (Inbound) sẽ dẫn đến thiệt hại khổng lồ khi hàng lỗi đi vào dây chuyền sản xuất. Ngược lại, nếu thả lỏng ở khâu xuất kho (Outbound), công ty sẽ mất uy tín nghiêm trọng với khách hàng.

Bài học này hướng dẫn bạn thiết lập "Trạm gác KCS" tự động. Hệ thống sẽ chặn đứng việc nhập/xuất kho nếu lô hàng chưa trải qua kiểm định lấy mẫu và đạt chuẩn.

1. Thiết Lập Tiêu Chuẩn (Quality Inspection Template)​

Không thể yêu cầu nhân viên KCS kiểm tra "bằng mắt" một cách chung chung. Bạn cần lập các Quality Inspection Template (Mẫu kiểm định) định nghĩa chính xác các chỉ tiêu cần đo lường cho từng loại hàng hóa.

Ví dụ: Mẫu kiểm định "Thép cuộn nhập khẩu"

  1. Chỉ tiêu 1: Độ dày (Đơn vị: mm). Tiêu chuẩn: 5.0. Phạm vi chấp nhận: 4.8 đến 5.2.
  2. Chỉ tiêu 2: Độ rỉ sét. Tiêu chuẩn: Không. Thuộc tính: Yes/No.
  3. Chỉ tiêu 3: Màu sắc. Thuộc tính: Trắng bạc.

Khi liên kết Mẫu kiểm định này vào Item Master (Danh mục vật tư), hệ thống sẽ biết mỗi khi nhập Thép cuộn thì phải lôi bài test này ra.

2. Trạm Gác Đầu Vào: KCS Nhập Kho (Inbound)​

Khi nhà cung cấp chở hàng đến cửa kho, nhân viên kho tiến hành lập Purchase Receipt (Phiếu nhập mua).

Quy trình "Chặn" tự động:​

Nếu mặt hàng Thép cuộn đã được cấu hình phải kiểm định, ERPNext sẽ không cho phép Submit (Lưu vĩnh viễn) phiếu nhập kho này.

  • Trạng thái hàng lúc này nằm ở kho chờ kiểm định (Transit Warehouse).
  • Thủ kho buộc phải nhấn nút Make Quality Inspection để gọi nhân viên KCS đến.

Lấy mẫu & Chấm điểm (Sampling):​

  • Nhân viên KCS tạo phiếu Quality Inspection.
  • Nhập Sample Size (Cỡ mẫu): Ví dụ lô hàng 10.000 cuộn, chỉ lấy mẫu 50 cuộn ra kiểm tra.
  • Họ dùng thước đo và điền kết quả thực tế vào form (ví dụ đo được 4.9 mm).
  • Hệ thống tự động so sánh với dải tham số 4.8 - 5.2 và đánh dấu Accepted (Chấp nhận) ở dòng đó.

Kết quả cuối cùng:​

Nếu tổng thể chứng từ KCS được duyệt là Accepted, Thủ kho mới có quyền Submit Purchase Receipt để hàng chính thức chạy vào kho.

Nếu Rejected (Bị loại bỏ), hàng sẽ bị chặn lại hoặc ép chuyển sang kho hàng lỗi (Rejected Warehouse).

3. Trạm Gác Đầu Ra: KCS Xuất Kho (Outbound)​

Quy trình tương tự được áp dụng khi công ty xuất hàng đi bán.

Khi Kế toán tạo Delivery Note (Phiếu xuất kho) để chuẩn bị bốc hàng lên xe tải, hệ thống lại tiếp tục yêu cầu một phiếu Quality Inspection lần cuối.

  • Mục tiêu: Đảm bảo hàng không bị móp méo, trầy xước trong quá trình lưu kho trước khi đến tay khách hàng.
  • Chỉ khi KCS đóng dấu Passed trên hệ thống, Delivery Note mới có hiệu lực để xe tải rời bến.

Sự chặt chẽ ở cả hai đầu Inbound và Outbound này giúp doanh nghiệp loại bỏ gần như 100% rủi ro đền bù do lỗi chất lượng hàng hóa.