Chuyển tới nội dung chính

Quản Lý Thẻ Quà Tặng (Gift Cards / Vouchers)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Vào dịp Tết, nhu cầu mua thẻ quà tặng (Gift Voucher) của khách hàng doanh nghiệp tăng đột biến để làm quà biếu tặng nhân viên hoặc đối tác. Ví dụ, một doanh nghiệp (Công ty B) mua 100 thẻ quà tặng mệnh giá 500.000 VND / thẻ từ showroom của Vicore F&B.

Khi người sở hữu thẻ đến mua sản phẩm nước ép chanh TP-LEMON và thanh toán bằng thẻ, hệ thống POS của ERPNext phải tự động cấn trừ số dư trên thẻ, đảm bảo không hoàn lại tiền thừa bằng tiền mặt nhưng vẫn ghi nhận chính xác doanh thu bán hàng và công nợ trả trước của khách hàng theo chế độ kế toán VAS.

1. Phát Hành Thẻ Quà Tặng (Gift Cards Issuance)​

Thẻ quà tặng thực chất là một loại công cụ thanh toán trả trước. Khi phát hành thẻ, doanh nghiệp cầm tiền trước của khách hàng nhưng chưa chuyển giao hàng hóa thực tế.

Các cấu hình trên ERPNext:​

  1. Tạo Item thẻ quà tặng: Tạo một mã hàng tên là VOUCHER-TET-500K và tích chọn ô Is Gift Card trong phần thuộc tính.
  2. Thiết lập Tài khoản Doanh thu chưa thực hiện: Gắn tài khoản đối ứng thanh toán mặc định cho thẻ quà tặng là tài khoản Doanh thu chưa thực hiện (TK 3387 theo chuẩn VAS).

Định khoản hạch toán khi bán thẻ quà tặng cho đối tác B:​

Khi Công ty B mua 100 thẻ quà tặng và chuyển khoản thanh toán 50.000.000 VND (100 thẻ x 500.000 VND/thẻ):

  • Nợ TK 1121 - Tiền gửi ngân hàng (VND): 50.000.000 VND
  • Có TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện: 50.000.000 VND (Kế toán không được phép ghi nhận doanh thu TK 511 ngay tại thời điểm này vì chưa có hàng hóa được giao đi).

2. Thanh Toán Bằng Gift Card Tại Quầy POS Showroom​

Khi người sở hữu thẻ quà tặng đến mua nước ép chanh tại Showroom của Vicore F&B:

  1. Mua hàng: Khách hàng chọn mua 3 thùng nước ép chanh TP-LEMON với tổng giá trị hóa đơn là 300.000 VND (đã bao gồm 10% thuế GTGT).
  2. Thanh toán bằng Gift Card: Tại giao diện bán hàng POS, thu ngân chọn phương thức thanh toán là Gift Card, sau đó quét mã vạch hoặc nhập mã số của thẻ quà tặng mà khách hàng cung cấp.
  3. Trừ tiền tự động: Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ và số dư khả dụng của thẻ, tự động duyệt thanh toán 300.000 VND và ghi nhận số dư còn lại trên thẻ là 200.000 VND cho lần mua sắm sau.

Bút toán ghi nhận doanh thu khi khách đổi quà (Submit hóa đơn POS):​

  • Ghi nhận doanh thu bán hàng thực tế:
    • Nợ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện (Trừ nợ trên thẻ): 300.000 VND
    • Có TK 5111 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 272.727 VND (Giá bán chưa thuế)
    • Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra (10%): 27.273 VND
  • Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng xuất bán:
    • Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
    • Có TK 155 - Thành phẩm (Kho thành phẩm nước ép chanh)

3. Xử Lý Khi Thẻ Quà Tặng Hết Hạn Sử Dụng​

Để tránh việc nợ doanh thu chưa thực hiện bị treo vô hạn trên bảng cân đối kế toán, các thẻ quà tặng luôn được cấu hình ngày hết hạn (Expiry Date) cụ thể (ví dụ: hạn dùng 6 tháng kể từ ngày phát hành).

Khi thẻ hết hạn sử dụng mà khách hàng vẫn chưa tiêu dùng hết số dư (ví dụ: thẻ còn dư 200.000 VND nhưng đã quá hạn):

  1. Hệ thống ERPNext sẽ tự động khóa và vô hiệu hóa mã thẻ quà tặng đó tại quầy POS, từ chối mọi giao dịch thanh toán phát sinh sau ngày hết hạn.
  2. Kế toán thực hiện bút toán kết chuyển số dư chưa thực hiện quá hạn thành thu nhập khác của doanh nghiệp:
    • Nợ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện: 200.000 VND
    • Có TK 711 - Thu nhập khác (Doanh thu từ thẻ quà tặng quá hạn không sử dụng)