Chuyển tới nội dung chính

Quản Lý Thẻ Quà Tặng (Gift Cards / Vouchers)

Sứ Mệnh Của Bài Học

Trong dịp Tết, công ty B mua 100 Voucher trị giá 500.000đ/vé từ cửa hàng của bạn để tặng nhân viên. Một nhân viên cầm Voucher 500k đó đi siêu thị của bạn mua chai nước 50k. Bạn sẽ không trả lại tiền thối bằng tiền mặt, mà phải lưu lại số dư 450k vào chính chiếc Voucher đó cho lần mua sau.

Bài học này hướng dẫn bạn cách phát hành Voucher số lượng lớn và quản lý số dư cực kỳ chặt chẽ qua ví điện tử của ERPNext.

1. Phát Hành Thẻ Quà Tặng (Issuing Gift Cards)​

Voucher (Gift Card) thực chất là một dạng tiền tệ trả trước.

Khai báo loại thẻ:​

Ví dụ: Thẻ Quà Tặng Mùa Hè - Mệnh giá 500.000đ. Để bán được thẻ, bạn tạo nó như một Item (Sản phẩm) bình thường nhưng đánh dấu là Is Gift Card.

Hạch toán kế toán:​

Khi khách hàng (hoặc Công ty B) đưa tiền mặt để mua thẻ, kế toán không được phép ghi nhận đó là Doanh thu ngay. Bởi vì bạn chưa hề giao hàng hóa thực tế cho họ. Thay vào đó, hệ thống tự động ghi nhận số tiền này vào tài khoản Nợ Phải Trả (Doanh thu chưa thực hiện / Unearned Revenue). Công ty bạn đang cầm cục tiền và đang "nợ" khách hàng khối hàng hóa trị giá 500k.

2. Thanh Toán Bằng Gift Card Tại Quầy POS​

Khi khách hàng cầm chiếc thẻ có chứa mã số bí mật đến quầy thu ngân.

  1. Mua hàng: Khách hàng nhặt các món đồ lên quầy, tổng hóa đơn là 300.000đ.
  2. Sử dụng Gift Card: Trên màn hình thanh toán POS, thay vì chọn trả Tiền mặt (Cash), thu ngân chọn phương thức Gift Card và nhập mã số của thẻ vào hệ thống.
  3. Trừ tiền tự động: Hệ thống kiểm tra hợp lệ, trừ đúng 300.000đ vào hóa đơn.
  4. Bút toán ngầm định: Lúc này, 300.000đ mới chính thức được chuyển từ "Doanh thu chưa thực hiện" sang "Doanh thu bán hàng" thực tế.

3. Quản Lý Số Dư & Ngày Hết Hạn​

Chiếc thẻ ban đầu có 500.000đ, mua hết 300.000đ, hệ thống sẽ tự động lưu trữ số dư 200.000đ. Khách hàng có thể mang chiếc thẻ (hoặc mã số) đó đến chi nhánh khác của bạn vào ngày hôm sau để mua tiếp hàng hóa cho đến khi hết sạch tiền trong thẻ.

Tính năng ngày hết hạn (Expiry Date): Khi phát hành thẻ, bạn có thể cài đặt thời hạn sử dụng là 6 tháng. Khi thẻ hết hạn, nếu khách hàng không xài hết số dư 200.000đ, số tiền thừa đó sẽ được kết chuyển thành "Lợi nhuận khác" của công ty, và chiếc mã thẻ đó sẽ bị vô hiệu hóa hoàn toàn, từ chối giao dịch tại quầy POS.

Công cụ này giúp thương hiệu của bạn chuyên nghiệp hóa các chiến dịch quà tặng B2B, thu trước dòng tiền khổng lồ mà vẫn đảm bảo tính minh bạch tuyệt đối về tài chính.