Chuyển tới nội dung chính

Bài 1.3: Khởi tạo doanh nghiệp giả định & Thiết lập ban đầu

Ở hai bài học trước, bạn đã thấu hiểu tư duy dòng thông tin liên thông của ERP và cách ERPNext tổ chức dữ liệu thông qua các DocType. Bây giờ, chúng ta sẽ bắt tay vào thực hành.

Để học tập một cách trực quan nhất, chúng ta sẽ cùng nhập vai anh Nam - chủ chuỗi cửa hàng bánh mì "Bánh Mì Việt Co., Ltd" để thiết lập hệ thống từ con số 0. Mục tiêu của bài học này là tạo lập thành công Dữ liệu gốc (Master Data) – "xương sống" của doanh nghiệp để sẵn sàng cho các giao dịch ở bài sau.

🏢 Bước 1: Khởi tạo pháp nhân Công ty (Company)​

Công ty (Company) là DocType có cấp độ cao nhất trong hệ thống kế toán và kho của ERPNext. Mọi giao dịch tiền bạc, hàng hóa bắt buộc phải gắn với một công ty cụ thể.

🛠️ Hướng dẫn từng bước (Step-by-Step):​

  1. Đăng nhập vào ERPNext. Trên thanh tìm kiếm ở đầu trang (Awesomebar), gõ "Company List" và bấm Enter.
  2. Tại giao diện danh sách, bấm nút "Add Company" (Thêm công ty) màu xanh ở góc trên bên phải.
  3. Nhập các thông tin chi tiết vào mẫu phiếu trống (DocType):
    • Company Name (Tên công ty): Bánh Mì Việt Co., Ltd
    • Abbreviation (Tên viết tắt): BMV
      • (Lưu ý: Tên viết tắt này rất quan trọng, hệ thống sẽ tự động ghép vào đuôi của tất cả các tài khoản kế toán và mã kho bãi, ví dụ: 156 - Goods - BMV để tránh trùng lặp nếu sau này bạn quản lý nhiều công ty con trên cùng một hệ thống).
    • Default Currency (Tiền tệ mặc định): Chọn VND.
    • Country (Quốc gia): Chọn Vietnam.
  4. Bấm nút "Save" (Lưu).
    • Điều kỳ diệu xảy ra: ERPNext sẽ mất khoảng vài giây để tự động thiết lập một Cây tài khoản kế toán (Chart of Accounts) chuẩn cho thị trường Việt Nam, tạo sẵn các trung tâm chi phí mặc định (Cost Center) và kho bãi mặc định.

🗃️ Bước 2: Thiết lập hệ thống Kho bãi (Warehouse)​

Doanh nghiệp Bánh Mì Việt của chúng ta sẽ có 2 địa điểm vật lý để lưu trữ hàng hóa:

  1. Kho Xưởng Sản Xuất (Bếp trung tâm): Nơi chứa bột mì, patê, bơ... để nướng vỏ bánh mì.
  2. Kho Cửa Hàng 1: Nơi chứa vỏ bánh mì đã nướng chín nhận từ xưởng về, thịt xá xíu, rau dưa để kẹp bán lẻ cho khách, và nước ngọt bán kèm.
All Warehouses (BMV) - Kho Tổng Toàn Công Ty
 ├── Kho Xưởng Sản Xuất - BMV (Chứa nguyên vật liệu)
 └── Kho Cửa Hàng 1 - BMV (Chứa thành phẩm & nước ngọt)

🛠️ Hướng dẫn từng bước tạo kho:​

  1. Gõ "Warehouse" trên thanh tìm kiếm Awesomebar và chọn Warehouse List.
  2. Bấm "Add Warehouse".
  3. Tạo Kho Xưởng Sản Xuất:
    • Warehouse Name: Kho Xưởng Sản Xuất
    • Parent Warehouse (Kho cha): Chọn All Warehouses - BMV (Đây là kho tổng được hệ thống tự động tạo trước đó).
    • Account (Tài khoản kế toán): Bỏ trống (Hệ thống sẽ tự động liên kết tài khoản Kho hàng hóa 156 của công ty).
  4. Bấm "Save".
  5. Tiếp tục bấm "Add Warehouse" để tạo Kho Cửa Hàng 1:
    • Warehouse Name: Kho Cửa Hàng 1
    • Parent Warehouse: Chọn All Warehouses - BMV.
  6. Bấm "Save".

📦 Bước 3: Khai báo Danh mục Sản phẩm (Item Master)​

Trong ERPNext, bất kỳ thứ gì có thể xuất/nhập kho, mua vào, bán ra, hoặc đem đi sản xuất đều được gọi là Item (Mặt hàng). Để thực hành, chúng ta cần khai báo 3 mặt hàng đại diện cho 3 nhóm tính chất khác nhau của doanh nghiệp:

Mã hàng (Item Code)Tên hàng (Item Name)Nhóm hàng (Item Group)Đơn vị tính (UOM)Tính chất nghiệp vụ
NVL-BOTMIBột mì làm bánhRaw MaterialkgChỉ mua vào làm nguyên liệu, không bán thô
TP-BANHMIBánh mì kẹp thịt xá xíuFinished GoodsỔChỉ sản xuất ra để bán, không đi mua ngoài
HH-COCANước ngọt Coca-Cola LonProductsLonHàng thương mại mua đi bán lại trực tiếp

🛠️ Hướng dẫn từng bước khai báo mặt hàng:​

1. Tạo mặt hàng Bột Mì (Nguyên vật liệu)​

  • Gõ "Item" trên Awesomebar, chọn Item List và bấm "Add Item".
  • Điền thông tin:
    • Item Code (Mã hàng): NVL-BOTMI (Nên viết hoa, không dấu, ngăn cách bằng dấu gạch ngang).
    • Item Name (Tên hàng): Bột mì làm bánh
    • Item Group (Nhóm hàng): Chọn Raw Material.
    • Default Unit of Measure (UOM): Chọn Kg.
  • Cuộn xuống phần thiết lập mua bán:
    • Tích chọn Is Purchase Item = Yes (Được phép mua).
    • Bỏ tích Is Sales Item = No (Không bán bột mì thô cho khách lẻ).
  • Bấm "Save".

2. Tạo mặt hàng Bánh mì kẹp thịt xá xíu (Thành phẩm)​

  • Bấm "Add Item" mới:
    • Item Code: TP-BANHMI
    • Item Name: Bánh mì kẹp thịt xá xíu
    • Item Group: Chọn Finished Goods (hoặc Products).
    • Default Unit of Measure (UOM): Chọn Nos (hệ thống hiểu là Cái/Ổ).
  • Cuộn xuống thiết lập mua bán:
    • Bỏ tích Is Purchase Item = No (Chúng ta tự làm, không đi mua bánh mì kẹp sẵn).
    • Tích chọn Is Sales Item = Yes (Bán cho khách hàng).
  • Bấm "Save".

3. Tạo mặt hàng Nước ngọt Coca-Cola Lon (Hàng thương mại)​

  • Bấm "Add Item" mới:
    • Item Code: HH-COCA
    • Item Name: Nước ngọt Coca-Cola Lon
    • Item Group: Chọn Products.
    • Default Unit of Measure (UOM): Chọn Nos (Lon).
  • Cuộn xuống thiết lập mua bán:
    • Tích chọn Is Purchase Item = Yes (Mua lon Coca từ nhà phân phối).
    • Tích chọn Is Sales Item = Yes (Bán lon Coca cho khách ăn kèm bánh mì).
  • Bấm "Save".

🤝 Bước 4: Khai báo Nhà cung cấp & Khách hàng​

Cuối cùng, chúng ta cần khai báo hai đối tác kinh doanh chính để thực hiện mua bán:

1. Tạo Nhà cung cấp bột mì (Supplier)​

  • Gõ "Supplier" trên Awesomebar, chọn Supplier List và bấm "Add Supplier".
  • Supplier Name: Nhà cung cấp bột mì Tiến Phát
  • Supplier Group: Chọn Local (Nhà cung cấp nội địa).
  • Bấm "Save".

2. Tạo Khách hàng (Customer)​

Vì chúng ta bán lẻ bánh mì thu tiền ngay là chủ yếu, nhưng thỉnh thoảng vẫn bán sỉ cho các đơn vị làm sự kiện. Chúng ta sẽ khai báo một khách hàng sỉ lớn:

  • Gõ "Customer" trên Awesomebar, chọn Customer List và bấm "Add Customer".
  • Customer Name: Công ty Tổ chức Sự kiện WinEvent
  • Customer Group: Chọn Commercial (Khách hàng doanh nghiệp).
  • Bấm "Save".

📝 Câu hỏi ôn tập (Quick Quiz)​

  1. Tại sao mã viết tắt (Abbreviation - ví dụ: BMV) của công ty lại tự động xuất hiện ở đuôi của các kho bãi và tài khoản kế toán?
    • Trả lời: Để phân biệt rõ ràng dòng tài sản/tiền tệ giữa các thực thể pháp lý khác nhau trong trường hợp hệ thống ERPNext quản lý mô hình tập đoàn đa công ty con (Multi-tenant/Multi-company).
  2. Một mặt hàng là Thành phẩm tự sản xuất để bán (như Bánh mì kẹp thịt) thì nên cấu hình cờ mua/bán như thế nào?
    • Trả lời: Thiết lập Is Purchase Item = No (để nhân viên mua hàng không tạo nhầm Đơn mua hàng mặt hàng này) và Is Sales Item = Yes (để nhân viên bán hàng được phép xuất hóa đơn).

[!TIP] Bài học tiếp theo: Trong Bài 1.4: Chứng từ đơn lẻ đầu tiên - Mua hàng & Bán hàng, chúng ta sẽ thực hành nhập kho lô bột mì đầu tiên từ nhà cung cấp Tiến Phát và xuất bán hóa đơn Coca-Cola/Bánh mì đầu tiên cho WinEvent!