Chuyển tới nội dung chính

Bài 1.3: Khởi tạo doanh nghiệp giả định & Thiết lập ban đầu

Ở hai bài học trước, bạn đã thấu hiểu tư duy dòng thông tin liên thông của ERP và cách ERPNext tổ chức dữ liệu thông qua các DocType. Bây giờ, chúng ta sẽ bắt tay vào thực hành.

Để học tập một cách trực quan nhất, chúng ta sẽ cùng nhập vai anh Nam - Giám đốc của "Vicore Food & Beverage Co., Ltd" (Vicore F&B) để thiết lập hệ thống từ con số 0. Mục tiêu của bài học này là tạo lập thành công Dữ liệu gốc (Master Data) – "xương sống" của doanh nghiệp để sẵn sàng cho các giao dịch sản xuất và bán sỉ ở bài sau.

🏢 Bước 1: Khởi tạo pháp nhân Công ty (Company) & Kế toán​

Công ty (Company) là DocType có cấp độ cao nhất trong hệ thống kế toán và kho của ERPNext. Mọi giao dịch tiền bạc, hàng hóa bắt buộc phải gắn với một công ty cụ thể.

🛠️ Hướng dẫn từng bước (Step-by-Step):​

  1. Đăng nhập vào ERPNext. Trên thanh tìm kiếm ở đầu trang (Awesomebar), gõ "Company List" và bấm Enter.
  2. Tại giao diện danh sách, bấm nút "Add Company" (Thêm công ty) màu xanh ở góc trên bên phải.
  3. Nhập các thông tin chi tiết vào mẫu phiếu trống (DocType):
    • Company Name (Tên công ty): Vicore Food & Beverage Co., Ltd
    • Abbreviation (Tên viết tắt): VICORE
      • (Lưu ý: Tên viết tắt này rất quan trọng, hệ thống sẽ tự động ghép vào đuôi của tất cả các tài khoản kế toán và mã kho bãi, ví dụ: 156 - Goods - VICORE để tránh trùng lặp nếu sau này bạn quản lý nhiều công ty con trên cùng một hệ thống).
    • Default Currency (Tiền tệ mặc định): Chọn VND.
    • Country (Quốc gia): Chọn Vietnam.
    • Chart of Accounts (Hệ thống tài khoản - COA): Tại Việt Nam, ERPNext đã được bản địa hóa để cung cấp 2 bộ tài khoản chuẩn. Bạn cần chọn đúng chuẩn mực kế toán doanh nghiệp đang áp dụng:
      • Vietnam - Circular 200 (Thông tư 200): Dành cho doanh nghiệp quy mô lớn, hạch toán chi phí sản xuất trực tiếp qua các tài khoản 621, 622, 627.
      • Vietnam - Circular 133 (Thông tư 133): Dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), hạch toán tập hợp chi phí qua tài khoản 154.
  4. Bấm nút "Save" (Lưu).
    • Điều kỳ diệu xảy ra: ERPNext sẽ tự động thiết lập Cây tài khoản kế toán chuẩn mà bạn vừa chọn, tạo sẵn các trung tâm chi phí mặc định (Cost Center) và kho bãi mặc định.

🗃️ Bước 2: Thiết lập hệ thống Kho bãi (Warehouse)​

Doanh nghiệp Vicore F&B của chúng ta sẽ có 2 địa điểm vật lý để lưu trữ hàng hóa:

  1. Nhà máy Đóng chai Bình Dương: Nơi chứa đường tinh luyện, hương liệu, vỏ chai để pha chế và sản xuất nước ép.
  2. Tổng kho Miền Nam: Nơi chứa các thùng nước ép thành phẩm nhận từ nhà máy về, sẵn sàng xuất bán sỉ cho các hệ thống siêu thị.
All Warehouses (VICORE) - Kho Tổng Toàn Công Ty
 ├── Nhà máy Đóng chai Bình Dương - VICORE (Chứa nguyên vật liệu)
 └── Tổng kho Miền Nam - VICORE (Chứa thành phẩm & hàng thương mại)

🛠️ Hướng dẫn từng bước tạo kho:​

  1. Gõ "Warehouse" trên thanh tìm kiếm Awesomebar và chọn Warehouse List.
  2. Bấm "Add Warehouse".
  3. Tạo Nhà máy Đóng chai Bình Dương:
    • Warehouse Name: Nhà máy Đóng chai Bình Dương
    • Parent Warehouse (Kho cha): Chọn All Warehouses - VICORE (Đây là kho tổng được hệ thống tự động tạo trước đó).
    • Account (Tài khoản kế toán): Bỏ trống (Hệ thống sẽ tự động liên kết tài khoản Kho nguyên vật liệu 152 của công ty).
  4. Bấm "Save".
  5. Tiếp tục bấm "Add Warehouse" để tạo Tổng kho Miền Nam:
    • Warehouse Name: Tổng kho Miền Nam
    • Parent Warehouse: Chọn All Warehouses - VICORE.
  6. Bấm "Save".

📦 Bước 3: Khai báo Danh mục Sản phẩm (Item Master)​

Trong ERPNext, bất kỳ thứ gì có thể xuất/nhập kho, mua vào, bán ra, hoặc đem đi sản xuất đều được gọi là Item (Mặt hàng). Để thực hành, chúng ta cần khai báo 3 mặt hàng đại diện cho 3 nhóm tính chất khác nhau của doanh nghiệp:

Mã hàng (Item Code)Tên hàng (Item Name)Nhóm hàng (Item Group)Đơn vị tính (UOM)Tính chất nghiệp vụ
NVL-DUONGĐường tinh luyệnRaw MaterialKgChỉ mua vào làm nguyên liệu, không bán thô
TP-LEMONNước ép Vicore Lemon (Thùng)Finished GoodsThùngChỉ sản xuất ra để bán, không đi mua ngoài
HH-BINGIABình giữ nhiệt Vicore (Quà tặng/Bán kèm)ProductsCáiHàng thương mại mua đi bán lại trực tiếp

🛠️ Hướng dẫn từng bước khai báo mặt hàng:​

1. Tạo mặt hàng Đường tinh luyện (Nguyên vật liệu)​

  • Gõ "Item" trên Awesomebar, chọn Item List và bấm "Add Item".
  • Điền thông tin:
    • Item Code (Mã hàng): NVL-DUONG (Nên viết hoa, không dấu, ngăn cách bằng dấu gạch ngang).
    • Item Name (Tên hàng): Đường tinh luyện
    • Item Group (Nhóm hàng): Chọn Raw Material.
    • Default Unit of Measure (UOM): Chọn Kg.
  • Cuộn xuống phần thiết lập mua bán:
    • Tích chọn Is Purchase Item = Yes (Được phép mua).
    • Bỏ tích Is Sales Item = No (Không bán lẻ đường thô cho đại lý).
  • Bấm "Save".

2. Tạo mặt hàng Nước ép Vicore Lemon (Thành phẩm)​

  • Bấm "Add Item" mới:
    • Item Code: TP-LEMON
    • Item Name: Nước ép Vicore Lemon (Thùng)
    • Item Group: Chọn Finished Goods (hoặc Products).
    • Default Unit of Measure (UOM): Chọn Box (Thùng).
  • Cuộn xuống thiết lập mua bán:
    • Bỏ tích Is Purchase Item = No (Chúng ta tự sản xuất tại nhà máy, không đi mua ngoài).
    • Tích chọn Is Sales Item = Yes (Bán sỉ cho đại lý).
  • Bấm "Save".

3. Tạo mặt hàng Bình giữ nhiệt (Hàng thương mại)​

  • Bấm "Add Item" mới:
    • Item Code: HH-BINGIA
    • Item Name: Bình giữ nhiệt Vicore
    • Item Group: Chọn Products.
    • Default Unit of Measure (UOM): Chọn Nos (Cái).
  • Cuộn xuống thiết lập mua bán:
    • Tích chọn Is Purchase Item = Yes (Mua bình từ đối tác gia công).
    • Tích chọn Is Sales Item = Yes (Bán kèm theo lốc nước ép).
  • Bấm "Save".

🤝 Bước 4: Khai báo Nhà cung cấp & Khách hàng​

Cuối cùng, chúng ta cần khai báo hai đối tác kinh doanh chính để thực hiện mua bán:

1. Tạo Nhà cung cấp nguyên liệu (Supplier)​

  • Gõ "Supplier" trên Awesomebar, chọn Supplier List và bấm "Add Supplier".
  • Supplier Name: Nhà máy Đường Biên Hòa
  • Supplier Group: Chọn Local (Nhà cung cấp nội địa).
  • Bấm "Save".

2. Tạo Khách hàng (Customer)​

Vicore F&B chuyên bán sỉ nước giải khát cho các hệ thống phân phối lớn. Chúng ta sẽ khai báo một chuỗi siêu thị:

  • Gõ "Customer" trên Awesomebar, chọn Customer List và bấm "Add Customer".
  • Customer Name: Chuỗi Siêu thị WinMart
  • Customer Group: Chọn Commercial (Khách hàng doanh nghiệp).
  • Bấm "Save".

📝 Câu hỏi ôn tập (Quick Quiz)​

  1. Tại sao mã viết tắt (Abbreviation - ví dụ: VICORE) của công ty lại tự động xuất hiện ở đuôi của các kho bãi và tài khoản kế toán?
    • Trả lời: Để phân biệt rõ ràng dòng tài sản/tiền tệ giữa các thực thể pháp lý khác nhau trong trường hợp hệ thống ERPNext quản lý mô hình tập đoàn đa công ty con (Multi-tenant/Multi-company).
  2. Sự khác biệt khi thiết lập thông số Mua/Bán của Nguyên vật liệu và Thành phẩm là gì?
    • Trả lời: Nguyên vật liệu (Đường tinh luyện) chỉ được phép Mua (Is Purchase Item = Yes, Is Sales Item = No). Thành phẩm tự sản xuất (Nước ép Vicore Lemon) chỉ được phép Bán (Is Purchase Item = No, Is Sales Item = Yes).

[!TIP] Bài học tiếp theo: Trong Bài 1.4: Chứng từ đơn lẻ đầu tiên - Mua hàng & Bán hàng, chúng ta sẽ thực hành nhập lô đường tinh luyện đầu tiên từ Đường Biên Hòa và xuất bán hóa đơn nước ép đầu tiên cho siêu thị WinMart!