Chuyển tới nội dung chính

Bài 1.4: Chứng từ đơn lẻ đầu tiên - Mua hàng & Bán hàng

Chào mừng bạn đến với bài học thực hành quan trọng nhất trong chương vỡ lòng. Ở bài trước, chúng ta đã cấu hình xong doanh nghiệp "Vicore Food & Beverage Co., Ltd" với đầy đủ danh mục Kho bãi, Sản phẩm và Đối tác.

Trong bài học này, chúng ta sẽ tự tay thực hiện các Giao dịch kinh doanh đầu tiên trên hệ thống và quan sát cách dòng thông tin, dòng kho, và các bút toán kế toán Việt Nam tự động vận hành như thế nào.

🧾 Giao dịch 1: Nhập kho 10.000 kg Đường tinh luyện từ NCC​

Chúng ta sẽ tiến hành nhập kho nguyên liệu để phục vụ sản xuất nước ép. Trong ERPNext, chứng từ ghi nhận lượng hàng thực nhập từ nhà cung cấp về kho bãi được gọi là Phiếu Nhận Hàng (Purchase Receipt).

🛠️ Hướng dẫn từng bước thực hiện:​

  1. Tại thanh tìm kiếm Awesomebar, gõ "Purchase Receipt List" và bấm Enter.
  2. Bấm nút "Add Purchase Receipt" màu xanh ở góc trên bên phải.
  3. Nhập thông tin phần đầu chứng từ:
    • Supplier (Nhà cung cấp): Chọn Nhà máy Đường Biên Hòa.
    • Posting Date (Ngày ghi sổ): Hệ thống tự điền ngày hôm nay.
  4. Cuộn xuống bảng mặt hàng Items (đây là Child Table con):
    • Bấm "Add Row" (Thêm dòng) và điền:
      • Item Code: Chọn NVL-DUONG (Đường tinh luyện).
      • Accepted Quantity (Số lượng thực nhận): Nhập 10000.
      • Rate (Đơn giá mua): Nhập 20000 (20.000 VND / kg).
      • Accepted Warehouse (Kho nhận): Chọn Nhà máy Đóng chai Bình Dương - VICORE.
  5. Bấm nút "Save" ở góc trên bên phải.
    • Trạng thái chứng từ lúc này hiển thị là Draft (Bản nháp).
    • Kiểm tra thực tế: Mở báo cáo tồn kho lúc này, số dư đường trong kho vẫn bằng 0 vì bản nháp chưa được ghi sổ chính thức.
  6. Bấm nút "Submit" để phê duyệt chứng từ. Hệ thống sẽ hỏi xác nhận, hãy chọn Yes.
    • Trạng thái chứng từ chuyển sang Submitted (Đã duyệt - Có dấu tích màu xanh).

🔍 Quan sát sự biến động hệ thống:​

  • Sổ kho (Stock Ledger): Nhà máy Đóng chai Bình Dương chính thức tăng thêm 10.000 kg đường với tổng giá trị tồn kho tăng 200.000.000 VND (10.000 kg x 20.000đ).
  • Sổ cái Kế toán (GL Entry): Hệ thống tự động định khoản bút toán kế toán Việt Nam chuẩn xác:
    • Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu): 200.000.000 VND (Ghi tăng tài sản kho).
    • Có TK 3314 (Hàng về chưa có hóa đơn - Stock Received But Not Billed): 200.000.000 VND (Ghi nhận nghĩa vụ phải trả tạm tính cho nhà cung cấp do hóa đơn tài chính VAT chưa chuyển về kho).

[!CAUTION] Lưu ý về Tài khoản Kế toán Việt Nam: Trong thực tiễn Việt Nam, tài khoản trung gian khi nhận hàng chưa có hóa đơn là TK 3314. Tài liệu Vicore-Docs sử dụng chuẩn TK 3314 cho toàn bộ các giao dịch Purchase Receipt để đảm bảo tính thống nhất chuyên môn kế toán.

📦 Giao dịch 2: Chuẩn bị hàng & Bán sỉ cho Siêu thị WinMart​

Tiếp theo, chúng ta sẽ bán sỉ 1.000 thùng Vicore Lemon và 500 cái Bình giữ nhiệt cho đối tác Chuỗi Siêu thị WinMart. Tuy nhiên, để bán được hàng thì trong Tổng kho Miền Nam phải có sẵn hàng hóa.

Để đơn giản hóa quy trình sản xuất đường thành nước ép cho người mới bắt đầu, chúng ta sẽ sử dụng công cụ Nhập kho nhanh đầu kỳ (Stock Entry) để nạp sẵn thành phẩm và hàng bán kèm vào kho.

🛠️ Bước 2.1: Nhập kho nhanh hàng hóa đầu kỳ (Stock Entry)​

  1. Gõ "Stock Entry" trên Awesomebar và chọn Stock Entry List. Bấm "Add Stock Entry".
  2. Thiết lập:
    • Stock Entry Type (Loại nhập kho): Chọn Material Receipt (Nhận vật tư/Nhập kho khác).
  3. Tại bảng mặt hàng Items:
    • Dòng 1:
      • Item Code: Chọn TP-LEMON (Thùng Vicore Lemon).
      • Qty: Nhập 1000.
      • Basic Rate (Đơn giá vốn sản xuất): Nhập 150000 (150.000 VND/thùng).
      • Target Warehouse (Kho đến): Chọn Tổng kho Miền Nam - VICORE.
    • Dòng 2:
      • Item Code: Chọn HH-BINGIA (Bình giữ nhiệt).
      • Qty: Nhập 500.
      • Basic Rate (Đơn giá vốn mua vào): Nhập 80000 (80.000 VND/cái).
      • Target Warehouse: Chọn Tổng kho Miền Nam - VICORE.
  4. Bấm "Save" ➔ Bấm "Submit" ➔ Chọn "Yes".
    • Kết quả: Tổng kho Miền Nam hiện đã có sẵn lượng nước ép và bình giữ nhiệt để xuất giao siêu thị.

🛠️ Bước 2.2: Lập Hóa đơn bán hàng kiêm Xuất kho (Sales Invoice)​

Trong ERPNext, để bán hàng ghi nhận doanh thu và trừ kho trực tiếp chỉ bằng một chứng từ duy nhất, chúng ta sử dụng Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) kèm theo cờ cấu hình xuất kho.

  1. Gõ "Sales Invoice" trên Awesomebar, chọn Sales Invoice List và bấm "Add Sales Invoice".
  2. Nhập thông tin phần đầu:
    • Customer (Khách hàng): Chọn Chuỗi Siêu thị WinMart.
    • Tích chọn Update Stock (Cập nhật kho) = Yes (Bật cờ này).
      • (Lưu ý: Việc tích chọn "Update Stock" sẽ biến Hóa đơn bán hàng thành chứng từ kiêm Phiếu xuất kho giao hàng. Nếu không tích chọn, hệ thống sẽ chỉ ghi nhận doanh thu kế toán và công nợ, bạn sẽ phải làm thêm một phiếu Delivery Note riêng để trừ kho).
  3. Cuộn xuống bảng mặt hàng Items:
    • Dòng 1:
      • Item Code: Chọn TP-LEMON.
      • Qty (Số lượng): Nhập 1000.
      • Rate (Đơn giá bán sỉ): Nhập 250000 (250.000 VND/thùng).
      • Source Warehouse (Kho xuất): Chọn Tổng kho Miền Nam - VICORE.
    • Dòng 2:
      • Item Code: Chọn HH-BINGIA.
      • Qty: Nhập 500.
      • Rate (Đơn giá bán): Nhập 120000 (120.000 VND/cái).
      • Source Warehouse: Chọn Tổng kho Miền Nam - VICORE.
  4. Bấm "Save" ở góc trên bên phải. Hệ thống sẽ tự động tính tổng tiền hóa đơn là:
    • (1.000 x 250.000) + (500 x 120.000) = 250.000.000đ + 60.000.000đ = 310.000.000đ.
  5. Kiểm tra lại toàn bộ số liệu và bấm "Submit" ➔ Chọn "Yes".

📈 Quan sát tác động dòng tiền & dòng kho sau khi bán hàng​

Chứng từ Sales Invoice sau khi được Submit sẽ tạo ra các tác động liên thông ngay lập tức mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào khác:

1. Về mặt Kho hàng (Stock Ledger):​

Hệ thống xuất kho trừ tồn thực tế tại Tổng kho Miền Nam - VICORE:

  • Tồn kho Vicore Lemon còn lại: 0 thùng.
  • Tồn kho Bình giữ nhiệt còn lại: 0 cái.

2. Về mặt Kế toán Sổ cái (GL Entry):​

Hệ thống tự động hạch toán 2 cặp bút toán chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) để ghi nhận kết quả kinh doanh:

  • Bút toán 1: Doanh thu & Công nợ phải thu:
    • Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng): 310.000.000 VND (Ghi nhận khoản phải thu từ WinMart).
    • Có TK 5111 (Doanh thu bán hàng hóa/thành phẩm): 310.000.000 VND (Ghi nhận doanh thu thuần).
  • Bút toán 2: Ghi nhận Giá vốn hàng bán:
    • Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 190.000.000 VND (Chi phí giá vốn).
    • Có TK 155/156 (Thành phẩm/Hàng hóa): 190.000.000 VND (Giảm giá trị hàng tồn kho).
    • Cách tính giá vốn tự động: (1.000 thùng x 150.000đ giá vốn nhập kho) + (500 cái x 80.000đ giá vốn nhập kho) = 150.000.000đ + 40.000.000đ = 190.000.000 VND.

📝 Câu hỏi ôn tập (Quick Quiz)​

  1. Nếu trong hóa đơn bán hàng Sales Invoice, bạn quên không tích chọn cờ "Update Stock", điều gì sẽ xảy ra với lượng tồn kho?
    • Trả lời: Lượng tồn kho trong kho bãi của bạn vẫn giữ nguyên không bị trừ đi, vì hệ thống chỉ mới ghi nhận doanh thu và công nợ trên sổ cái kế toán. Để trừ tồn kho, bạn sẽ bắt buộc phải làm thêm một chứng từ xuất kho riêng biệt (Delivery Note) liên kết với hóa đơn này.
  2. Tại sao hệ thống có thể tự động tính toán chính xác số tiền giá vốn 190.000.000 VND ghi vào tài khoản 632?
    • Trả lời: Vì khi làm phiếu nhập kho đầu kỳ (Stock Entry), bạn đã khai báo đơn giá vốn cụ thể (150.000đ cho nước ép và 80.000đ cho bình giữ nhiệt). Hệ thống dựa trên số lượng bán thực tế nhân với đơn giá vốn lưu trữ tại thời điểm nhập kho để tự động định khoản giá vốn hàng bán.

🎓 Chúc mừng! Bạn đã tốt nghiệp khóa học vỡ lòng!​

Đến đây, bạn đã hoàn thành xuất sắc Chương 1: Học từ số 0 (Zero to Hero). Bạn đã thấu hiểu:

  • Bản chất và dòng chảy thông tin của một hệ thống ERP.
  • Các khái niệm cốt lõi của ERPNext (DocType, Document, Child Table, Link Field).
  • Cách tự tay khởi tạo Master Data cho doanh nghiệp F&B.
  • Thao tác lập các chứng từ mua bán đầu tiên và đọc hiểu sự biến động của Sổ kho/Sổ cái chuẩn VAS.

Từ bài học tiếp theo, chúng ta đã sẵn sàng bước vào các nhóm nguyên tắc vận hành hệ thống tại Chương 2: Fundamentals và các phân hệ nghiệp vụ nâng cao tích hợp sâu hơn của ERPNext!